You are using an outdated browser. For a faster, safer browsing experience, upgrade for free today.



  • فرآیند خرید       ure purchase 

     

    فرآیند (1) مجموعه عملکردهای مختلف برای حصول نتیجه‌ای معین، مراحل مختلف چیزی، پیشرفت تدریجی ومداوم، جریان عمل است (2). خرید (3) یک اسم مصدر به­معنای حاصل عمل خرید است (4). خرید به بررسی کالا و خدمات برای دریافت آن و به قصد انجام فعالیت بازرگانی گفته می‌شود. خرید کردن یک فعالیت انتخابی سپس دریافتی است. زمینه این نوع فعالیت‌ها می‌تواند گاه برای پر کردن اوقات فراغت یا مسائل اقتصادی باشد.خرید در حوزه بازرگانی، تهیه، تدارک و اکتساب کالا و خدمات مورد نیاز با کیفیت مطلوب و قیمت مناسب، در زمان مناسب و از منبع مورد اطمینان در ازای پرداخت ارزش آن است.(5) فرآیند خرید، مجموعه اقداماتي است كه در يك خريد انجام مي‌پذيرد و این فعالیت­ها آن قدر به هم پيوسته و وابسته هستند كه اگر در يك فعالیت بي‌توجهي رخ دهد در تمامي فعالیت­های بعدي تأثيرگذار خواهد بود. به همين جهت باید به فرآیند خريد به طور دقيق و كامل اشراف داشت تا در انجام خريدها موفقيت حاصل شود.

    متن

    وظايف و مسئوليت‌هايي كه در سازمان ها به بخش خريد واگذار مي‌شود بسيار متفاوت است. در يك سازمان، بخش خريد فقط يك نمايندگي سفارش‌دهي است كه فعاليت اصلي آن رسيدگي به سفارشات خريد است؛ در حالي كه در يك سازمان ديگر، بخش خريد ممكن است يك فعاليت راهبردي و با تمام فرآيندهاي تجاري اصلي هماهنگ و يكپارچه شود. این وظايف و مسئوليت‌ها در تعیین فرآیند خرید سازمان تاثیر گذار خواهد بود. مراحل اصلي عمليات خريد عبارت است از : 1- شناخت نيازها؛ 2- توصيف ويژگي­ها؛ 3- انتخاب منابع تامين احتمالي؛ 4- تعيين قيمت و كسب اطمينان از موجود بودن كالا؛ 5- دادن سفارش؛ 6- پيگيري سفارش؛ 7- تأييد هزينه؛ 8- پردازش مغايرت و ريزش نداشتن كالاها.

    ويژگي­هاي خريد شامل این موارد است: از بهترين نوع و مطابق با استانداردها و الگوي سازماني باشد، از فناوری روز برخوردار باشد، به تعداد نياز تأمين شود (كميت خريد)، در زمان مناسب تهيه شود تا در تدارك نيروها ركود ايجاد نشود، قيمت ها مطلوب و به صرفه و صلاح سازمان باشد، منبع خريد از مشروعيت و اطمينان كافي برخوردار باشد، قوانين و مقررات مربوط رعايت شود، سياست­ها و تدابير ابلاغي در خريد نيازمندي­هاي سازمان رعايت شود (6).

    فرآیند خرید عبارت است از :

    1-     اعلام نيازمندي (اولين مدرك خريد درخواست نيازمندي واحد درخواست‌كننده است كه باید نام دقيق كالا، ميزان درخواستي در آن قيد شده باشد و به امضاي بالاترين رده درخواست‌كننده رسيده باشد).

    2-     تعيين مشخصات و مختصات(اكثر كالاهاي موجود داراي يك شناسنامه هستند كه واحد خريد باید براساس درخواست نيازمندي با استفاده از نمونه‌هاي خريدهاي قبلي (بانك اطلاعات كارخانه توليدكننده) يا با استفاده از نماينده خبره، واحد درخواست‌كننده مشخصات و مختصات دقيق كالاي درخواست را تعيين  کند و بر آن پايه اقدامات بعدي را انجام دهد. كاملاً مي‌توان اين گونه مطرح كرد كه شخصي در خريد موفق است كه مشخصات و مختصات خريد را در نظر بگيرد ).

    3-     تعيين منابع (غالباً از طريق مراكز اطلاع‌رساني دولتي ، منابع خصوصي و خبرگان يا اطلاع‌دهندگان عمومي يا محلي مي‌توان منابع خريد را كه همانا توليدكنندگان و فروشندگان كالا و خدمات هستند مشخص كرد).

    4-     مذاكره و اخذ قيمت (اين مرحله بسيار مهم است زیرا مدير خريد با فروشنده يا فروشندگان روبه­رو مي‌شود و دربارۀ آن كالايي كه قصد خريد دارد، مذاكره مي‌كنند.هر چقدر كه مديرخريد در ايجاد ارتباط، آشنايي دقيق از مشخصات و مختصات كالا، آگاهي از توليدكنندگان و فروشندگان اين نوع كالا، قيمت، آشنايي به  وضعیت بازار و اوضاع اقتصادي جامعه، آگاهي از اوضاع توليد و مالي فروشنده، قدرت تحمل، داشتن حوصله، قدرت تجزيه و تحليل و قدرت اعلام مواضع خود به گونه‌اي باشد كه اگر مورد تأثير طرف مقابل قرار نگرفت امكان تغيير آن بدون تغيير اساسي وجود داشته باشد، موفقيت آن مدير در اخذ قيمت مناسب و شرايط مطلوب بيشتر خواهد بود).

    5-     برآورد هزينه(پس از مذاكره با فروشندگان متعدد و انتخاب يك فروشنده كه داراي قيمت و شرايط مناسب‌تري است براساس قيمت پيشنهادي برآورد اعتبار موردنياز صورت مي‌گيرد).

    6-     تأمين اعتبار(گاهی مشاهده مي‌شود كه قبل از تأمين اعتبار، مديران خريد به فروشندگان سفارش مي‌دهند يا اعلام درخواست خريد قطعي  می­کنند  و زماني كه اعتبار تصويب نمي‌شود يا اينكه تقليل مي‌يابد، مشكلاتي را براي سازمان بوجود مي‌آورد فروشنده با تبليغاتي كه انجام مي‌دهد در بين فروشندگان ديگر باعث تأثير افزايش قيمت يا عدم همكاري در خريدهاي آتي سازمان نيز مي‌شود).

    7-     تعيين نصاب معاملات "جزیي، متوسط، عمده" (زمانی که تعيين نصاب معاملات انجام مي‌شود به ما اين شناخت را مي‌دهد كه براساس كدام مقررات و شيوه خريد اقدام كنيم. بسياري از اوقات مديران خريد بر اثر بی­توجهی به اين موضوع مهم اقدام به خريد مي­کنند و زمان تنظيم اسناد و مميزي اين اسناد توسط مميز دارايي با مشكل تطبيق نداشتن  نوع خريد با نصاب معاملات مواجه  می­شود و براي خود و سازمان مشكلات جديدي ايجاد  می­شود).

    8-      اجراي خريد طبق قانون محاسبات عمومي (با توجه به نوع خريد " جزیي ، متوسط ، عمده "  بايد بر اساس مقررات حاکم در ماده 80  قانون محاسبات عمومي و آيين‌نامه اجرايي آن آيين‌نامه معاملات دولتي، خريد صورت پذيرد).

    9-      تحويل كالا از فروشنده (تحويل كالا از فروشنده معمولا در انبار خریدار یا در انبار رده­های مصرف کننده خریدار صورت مي‌پذيرد. در صورتی¬که خریدار بخواهد کالا را در محل انبار فروشنده تحویل بگیرد، بایست انتقال آن کالا را تا محل انبار خود بیمه کند).

    10-  انتقال كالا به انبار ( در اين مرحله كارپرداز يا مأمور خريد باید شخصاً كالا را انتقال دهد يا اينكه توسط فروشنده به انبار انتقال يابد. انتقال كالا از محل خريد به انبار خريدار هرگاه توسط افراد ثالثي انجام شده، به علت آگاهي نداشتن كارپرداز يا مأمور خريد يا بي‌توجهي و تنبلي، مشكلاتي را به دنبال داشته و مأموران خريد پاسخگوی اين مشكلات هستند ).

    11-  تطبيق كالا با سفارش(سازمان‌هاي دولتي وبه ويژه نیروی انتظامي براي تحويل خريدهاي عمدۀ خود، كميسيون دریافت دارند كه غالباً اعضاي آن شامل نماينده ریيس سازمان، نماينده مرکز خريد، نماينده فني واحد درخواست کننده، انباردار و نماينده فروشنده است).

    12-   اخذ قبض انبار طبق فاكتور خريد(تحويل كالا به انبار باید براساس درخواست سازمان و فاكتور خريد صورت پذيرد اما انبارداران توجهی به درخواست خريد يا فاكتور خريد ندارند و فقط كالايي را كه تحويل مي‌گيرند براي آن قبض انبار صادر مي‌­کنند آن هم با ذكر نام كالا به صورت كلي و نه براساس مشخصات و مختصات فني، و همين امر مي‌تواند زمينه‌اي براي مشكلات درون سازمان باشد).

    13-  تنظيم اسناد هزينه (اسناد لازم براي تنظيم سند هزينه شامل: برگه درخواست خريد، مجوز خريد، پيش‌پرداخت، فاكتور خريد، قبض انبار و روكش سند با امضاهاي مجاز انجام شده، است).

    14-  تسويه‌حساب با دارايي (اين مرحله آخرين مرحله خريد است كه بسيار زياد ديده مي‌شود. توسط كارپردازان مأموران خريد به این امر بي‌توجهي مي‌شود و تسويه‌حساب‌ها به موقع انجام نمي‌شود و اين اقدام براي اقدام‌كننده‌هاي خريد بیش از دارایی مشكلات بوجود مي‌آورد و لازم است به این امر توجه شود، زیرا مهم­ترين اقدام تسويه‌حساب بعد از اتمام خريد است) که در نیروی انتظامی نیز این فرایند خرید انجام می¬شود (7).

    فرآيند مديريت خريد در سازمان ها و مؤسسات دولتی و خصوصی شامل : 1- تحقيق در مورد بازار خريد و تأمين (تحقيق در مورد (بازار) خريد و تامين به مطالعه نظام‌مند عواملي كه ممكن است بر عرضه و تقاضاي كالاها و خدمات به منظور تامين نيازهاي فعلي و آتي اثر بگذارد، اتلاق مي‌شود. تحقيق در مورد خريد، براي پشتيباني خط‌مشي‌هاي خريد و تصميم‌گيري مورد استفاده قرار مي‌گيرد؛ بايد داده‌ها و راهكارهايي ايجاد شود كه خريدار بر طبق آنها بتواند تصميم¬های بهتري در مورد خريد بگيرد. تحقيق در مورد خريد مي‌تواند هم از بعد داخلي و هم از بعد خارجي مورد توجه قرار بگيرد. 2- اهداف، راهبرد و برنامه‌ريزي خريد و تامين (بر اساس اهداف كلي سازمان، اهداف بخش خريد به كاهش هزينه، كاهش مجموعه تامين‌كنندگان ، بهبود كيفيت محصول، كاهش زمان تحويل و ... ارتباط مي‌يابد. شركت از طريق اين اهداف، فعاليت‌هاي خريد و روابط با تامين‌كنندگان را هدايت، مديريت و كنترل مي‌نمايد). 3 - اجراي خط‌مشي خريد (جنبه‌هاي مهم قابل توجه در هنگام اجراي خط‌مشي خريد و تأمين عبارت است از: نحوه تأمين، كيفيت محصول و کار تأمين‌كننده، هزينه‌ها و قيمت‌ها، خط‌مشي در برابر تأمين‌كننده و خط‌مشي ارتباطات). 4-كنترل/ بازرسي وارزيابي (مديريت خريد را بايد هم از نظر نتايج و هم از نظر فعاليت‌هاي برنامه‌ريزي ‌شده‌اي كه با منابع مالي در دسترس تحقق يافته‌اند،  مشاهده کرد. بدين مقصود، عملكرد واقعي ناشي از فعاليت‌هاي خريد بايد به صورت دوره‌اي بر طبق برنامه‌هاي خريد بررسي شود. در اكثر اين بررسي‌ها، گزارش‌هاي مربوط به صرفه‌جويي‌ها و كاهش هزينه‌هايي كه به واسطه فعاليت‌هاي خريد چندتخصصي به دست آمده، مورد نياز است. به علاوه، عملكرد تأمين‌كنندگان بايد به صورت دوره‌اي از روي گزارش عملكرد آنها بررسی شود.

    کلید واژه­ها

      مراحل عمليات خريد، ويژگي­هاي خريد، فرآیند خرید، فرآيند مديريت خريد.

      ارجاعات

    1-     al , ure

    2-     قربان‌زاده ،فرهاد. سرپرست تأليف و ويرايش فرهنگ لغات عميد. ناشراَشجَع،1389.

    3-     buy, purchase, trade

    4-     آموزگار، حبیب ا.... فرهنگ فارسی به فارسی. انتشارات صفار، 1375.

    5-     موسوی، نجم الدین. سیستم های خرید، انبارداری و توزیع. انتشارات ترمه، 1385.

    6-     گودرزي، قدرت. عمليات كاربردي تامين وخريد. انتشارات آماد و پشتيباني ناجا، 1386.

    7-     شوقی، محمود. مدیریت تهیه و خرید.دانشگاه علوم انتظامی، 1386.

    8-     اسماعیل پور، مجید. استراتژی­های بازاریابی در فرایند خرید سازمانی. اولین کنفرانس بین المللی مدیریت و نوآوری ، شیراز،1389.

    9-     مدهوشی، مهرداد و عیسی نیازی. تبیین فنون مذاکره در فرآیند خرید. سومین کنفرانس بین المللی مدیریت بازاریابی، تهران،1387.

       ارجاع برای اطلاعات بیشتر

    1-     حسنعلی‌پور، طهمورث و مجید اسماعیل‌پور.مدیریت خرید و انبارداری، مؤسسۀ انتشارات یادواره کتاب،1385.

    2-     شوقی، محمود. مدیریت و فرماندهی آماد و پشتیبانی( جلد اول). معاونت آموزش ناجا،1391.

    3-     فرجی، مرتضی. سیستم‌های کاربردی خرید. انتشارات گواهان،1375.

     

نظر شما