You are using an outdated browser. For a faster, safer browsing experience, upgrade for free today.



  •  

     

    سیستم گردش اطلاعات آماد و پشتیبانی   Logestic and Support information flow system

     

    سیستم (1) که اسم فرانسوی آن systéme   است و  مجموعه‌ای متشکل از عناصر مرتبط با یکدیگر است که مسئول انجام کار خاصی هستند و واژگان مترادف: جهاز، دستگاه، نظام،  سامانه،  روش، قاعده، اسلوب است. (2) اطلاعات (3) اخباری که پرورش یافته و به وسیله عناصر اطلاعاتی درست بودن آن تایید شده است (4). آماد و پشتیبانی(5) شامل:  برآورد، تهيه، ذخيره‌سازي، توزيع، ترابري و آماده‌سازي تجهيزات، اقلام و تأسيسات مورد نياز و خدمات مربوط به اسكان و نگهداري نيروي انساني می شود (6). سامانه گردش اطلاعات آماد و پشتیبانی دربردارندۀ چگونگي گردش اطلاعات در اداره­های كل آماد، ترابری، نگهداری و تعمیرات، طرح و برنامه و بودجه و مراكز خرید، نگهداری، فروش و اداره کنترل اموال معاونت آماد و پشتیبانی ناجا که مأموریت­های اصلی پشتیبانی آمادی در ناجا را انجام می­دهند، است.

    متن

    در هر سازمان فعالي، گزارش­دهي و گزارش‌گيري يكي از اصلي‌ترين شاخص‌هاي سنجش پويايي آن سازمان در پيشبرد اهداف و مأموريت‌هاي محوله محسوب می­شود و ارائه مطلوب گزارش عملكرد به صورت دقيق و صحيح، از اهميت بالايي برخوردار است. يك سامانه اطلاعاتي را از نظر فني مي‌‌توان به‌صورت مجموعه‌اي از مؤلفه‌هاي وابسته به هم تعريف كرد كه اطلاعات را به‌منظور پشتيباني از تصميم‌گيري و كنترل در سازمان، گردآوري يا بازيابي، پردازش، ذخيره و توزيع مي‌كند (7). چگونگي سامانه گردش اطلاعات در اداره­های كل و مراكز معاونت آماد و پشتیبانی ناجا، عبارت  است از : الف) حوزه کنترل اموال  شامل: 1- ثبت گردش اطلاعات مربوط به اقلام با ورود كالا به انبار و اختصاص کد کالا. 2- اطلاعات مربوط به ثبت، ویرایش و حذف اموال. 3- نقل و انتقال  اموال  با کلیات یگان تحویل دهنده و یگان تحویل گیرنده، دستور دهنده، نوع نقل و انتقال. 4- فرايند استعلامات در سه بخش وسایل نقليه، سلاح و مهمات و اموال سرمايه‌اي. 5- اطلاعات عمر مفید کالا شامل: تاریخ خرید، تعمیرات انجام شده، تاریخ خروج از خدمت. 6- عمده گردش اطلاعات کنترل اموال برای تخصیص اعتبار، آمار کالاهای موجود ، تعیین تکلیف اقلام بلااستفاده خدمتی، تعیین خسارت اموال آسب دیده یا مفقود شده و کسر آماری کالاهای خارج شده از خدمت. اطلاعات یک وسیله و ابزار راهبردی مهم در تصمیم‌گیری مدیریت محسوب می‌شود و بدون شک کیفیت تصمیمات مدیریت نیز بستگی به صحت و دقت اطلاعاتی دارد که در زمان تصمیم‌گیری در اختیار وی قرار دارد (8).

    ب) حوزه اداره کل آماد: 1- اطلاعات اقلام سرمايه‌اي و عمومي وارد شده به انبار‌، از طريق زير سيستم آماد قابل مشاهده، تخصيص و توزيع است. 2- اطلاعات سلاح و مهمات وارد شده به انبارها با گزارش‌هاي ده روزه، از طرف مركز خريد به اداره كل آماد ارسال تا نسبت به واگذاري آن به رده¬هاي مربوطه اقدام  شود. 3- گردآوری و جمع بندي اطلاعات در سه حوزه كلي : اقلام سلاح و مهمات، اقلام نگهداشت / مصرفی، اقلام سرمايه‌اي، تملك و دارايي مربوط به پشتیبانی عمومی.4- اطلاعات اقلام تخصصی رده­های صاحب اعتبار در قالب توافقنامه‌ با آن رده‌ها . 5- گردش اطلاعات آمادی به چهار طریق: اطلاعات كالايي، اطلاعات تعداد یا میزان، اطلاعات اعتباري پشتیبانی عمومی و اطلاعات اعتبارات رده‌هاي صاحب اعتبار انجام می­پذیرد. ج) حوزه اداره کل ترابری: 1- اطلاعات ورودي وسایل نقلیه سبك، سنگين، نيمه سنگين وموتور سيكلت به مركز نگهداري . 2 - اطلاعات موجودي مركز نگهداري و رده­های تابع ناجا به تفکیک هر رده از طریق اداره كنترل اموال . 3- اطلاعات موجودي رده‌ها بر اساس تعداد، نوع، مدل، شماره پلاك، شماره شاسي، موتور، تيپ، واحد بهره بردار . 4- گردآوری اطلاعات و تنظیم عملكرد واگذاري وسایل نقلیه در سه بخش: سرزميني، مأموريتي و كنترل موجودي به صورت 10 روزه .5- گردآوری اطلاعات و تنظیم عملكرد انواع سوخت وسایل نقلیه به صورت سه ماهه . 6 - آمار و اطلاعات كارت‌هاي سوخت توزيع شده و مفقودي و معيوبي به رده­ها، اعم از بنزيني و گازوئيلي به صورت 60 روزه . 7- آمار و اطلاعات ذخيره سوخت پدافند غيرعامل به صورت10 روزه . 8- گردآوری اطلاعات و تنظیم عملكرد بيمه وسایل نقلیه . 9- آمار و اطلاعات سوانح وسایل نقلیه شامل : وضعيت سوانح، نوع خودرو، رده‌هاي بهره بردار، تعداد خسارت جاني، مالي، بدنه، واژگوني، تصادف و سرقت از طريق اتوماسيون اداري به صورت ماهيانه از يگان‌ها دريافت و مورد تجزيه و تحليل کارشناسان قرار می¬گیرد. د) حوزه اداره كل طرح و برنامه وبودجه: 1- گردش اطلاعات داخلی معاونت آماد و پشتیبانی شامل : گردآوری اطلاعات و تنظیم عملكرد وضعيت اعتبارات نگهداشت امور آمادي و تملك و دارایي، اعم از مصوب و واگذاري در يك دوره زماني ده روزه، گردآوری اطلاعات و تنظیم عملكرد موجودي حساب استرداد وجوه و اموال حاصل از جرائم به منظوردریافت اعتبار آن از طرح و برنامه و بودجه ناجا، گردآوری اطلاعات و تنظیم عملكرد موجودي حساب فروش اقلام فرسوده به منظوردریافت اعتبار آن از طرح و برنامه و بودجه ناجا، گردآوری اطلاعات و تنظیم اعتبارات مصوب و واگذاري و اعلام آن به اداره­های کل و مرکز خرید معاونت آماد و پشتیبانی برای انعقاد قرارداد، گردآوری آمار و اطلاعات كاركنان ناجا به تفکیک رده­ها و وضعیت خدمتی و اعلام آن به اداره كل آماد برای تامین و توزیع جیره استحقاقی کارکنان . 2 - گردش اطلاعات در سطح رده­های ناجا و خارج از ناجا شامل: تنظیم و ارائه كتابچه بودجه نگهداشت امور آمادي كليه يگان‌هاي ناجا درسقف مصوب و براساس مبنا و ماخذ ابلاغي به معاونت طرح و برنامه و بودجه ناجا، تنظیم وارایه كتابچه بودجه نگهداشت امور آمادي يگان­هاي ناجا به تفكيك هريگان در سقف مصوب و براساس مبنا و ماخذ ابلاغي به يگان‌هاي ناجا، تنظیم و ارایه طرح تقسيم اعتبارات يگان‌هاي ناجا به معاونت طرح و برنامه و بودجه ناجا، تنظیم و ارایه منابع و مصارف و هزينه كرد اعتبارات تملك و دارایی در پايان سال مالي به پليس­هاي تخصصي جهت مشخص نمودن وضعيت طلب يا بدهي آنان . 3 - گردش اطلاعات به خارج از ناجا شامل : تنظیم وارائه وضعیت دريافت و هزينه­كرد اعتبارات ارزی دريافتي به وزارت دفاع و ستاد كل نيروهاي مسلح.  ه) حوزه اداره كل نگهداري و تعميرات : 1 - گردآوری اطلاعات و تنظیم وضعيت آمار سلاح وخودرو يگان‌هاي ناجا در قالب فرم اقلام عمده دفاعي در دو نوبت 6 ماهه اول و 6 ماهه دوم سال و ارسال به معاونت عمليات و ستاد كل نيروهاي مسلح.2 - گردآوری اطلاعات وضعيت تعميرات و بازسازي انجام شده و هزينه مربوطه اقلام ، تجهیزات ، وسایل نقلیه و سلاح از طريق اتوماسيون اداري و تنظیم به صورت گزارش‌هاي ماهانه، سه ماهه، شش ماهه، نه ماهه و يك‌ساله. 3 - گردآوری اطلاعات و تنظیم وضعيت برگزاری روز نگهداري به صورت سه ماهه از يگان‌ها.  و) حوزه مركز خريد: 1 - گردآوری اطلاعات و تنظیم وضعيت قراردادهاي جاري به‌ لحاظ تحويل كالا و زمان بندي اجرا و پرداخت وجه . 2- اعلام عملکرد وضعيت اعتبار دریافت شده و پرداخت وجه به فروشندگان . 3- تهيه عملكرد وضعيت برگزاري مناقصات بعد از برگزاري هر نوبت مناقصه . 4- گردآوری اطلاعات و تنظیم عملكرد دوره‌هاي سه ماهه، شش ماهه، نه ماهه و يك‌ساله. ی) حوزه مركز فروش: 1- گردآوری اطلاعات در سامانه¬های پليس راهور به منظور بررسي وضعيت پلاك، پليس آگاهي به منظور بررسي سابقه سرقت و نيز اصالت خودرو و سامانه ساير شركت¬هاي خودرويي به منظور اطلاع از وضعيت سند و دريافت اسناد خودرويي . 2- دریافت اطلاعات مجوز فروش وسایل نقلیه از اداره كل ترابري و خروج خدمت وسایل نقلیه از اداره كل نگهداری و تعمیرات در سامانه اتوماسيون اداری . 3- استعلام وسایل نقليه احراز مالکیت از زير سيستم كنترل اموال و دریافت مدارك و اسناد مربوطه از اداره كنترل اموال 4- به¬کارگیری سامانه نرم افزاري ورود و خروج وسايل نقليه که دارای قابليت زیر باشد :

     اطلاعات وضعیت وسايل نقليه موجود در پارك خودرويي، چاپ برچسب و صورتجلسه خروج، استعلام از وضعيت و سوابق وسائل نقليه‌اي كه وارد مركز فروش شده‌اند، قابليت تفكيك اطلاعات وسائل نقليه بر اساس نوع، يگان و تاريخ ورود. 5 کارگیری سامانه نرم‌افزاري فروش که دارای قابليت : بانك اطلاعاتي مشتريان مركز فروش ناجا، ثبت خودكار اطلاعات مشتريان در مرحله دريافت سپرده، كميسيون مزايده و ترخيص خودرو است. ن) حوزه مركزنگهداري : 1- گردش اطلاعات مربوط به اقلام در زير سيستم انبار ثبت مي‌شود . با ورود كالا به بارانداز اطلاعات مربوط به كالا شامل : اسم كالا، كد، تعداد، نام تأمين كننده ، قيمت واحد، شماره قرارداد، تعيين كارشناس در اين سامانه ثبت می­شود. 2- ثبت اطلاعات مربوط به چرخه كميسيون دريافت که در اولين مرحله، كارشناس مربوطه با نمونه‌گيري و بررسي دقيق، نظر كارشناسي خود را در برگه كارشناسي تعيين شده در سامانه وارد مي‌کند؛ سپس  صورتجلسه كميسيون دريافت كه بايد به امضای نماينده فرمانده نيرو، نماينده رده سفارش‌دهنده و رییس مركز نگهداري رسيده باشد، ثبت مي­شود . در صورت تأييد، كالا از انبار بارانداز به انبار مخزن انتقال و حواله مربوطه صادر مي­شود . 3- به اشتراك گذاشتن اطلاعات کالاها با اداره­های كل تا بر مبناي اطلاعات موجود در سامانه، طرح تخصيص کالا برای رده­های ناجا صادر شود.

    کلید واژه­ها

     گردش اطلاعات، آماد، ترابری، نگهداری و تعمیرات، طرح و برنامه و بودجه، کنترل اموال.

    ارجاعات

    1-      system

    2-      خداپرستی، فرج‌الله. فرهنگ جامع واژگان مترادف و متضاد زبان فارسی.دانشنامۀ فارس، 1376.

    3-      Intelligence , Information

    4-      عنبرستانی، محمود. فرهنگ عمومی لجستیکی. اداره لجستیک ستاد مشترک سپاه، 1378.

    5-      Logestic and Support

    6-      شوقی، محمود. مدیریت و فرماندهی آماد و پشتیبانی. جلد اول، معاونت آموزش ناجا،1391.

    7-      آقايي، اصغر؛ رضا آقايي و حمید جعفری. سامانه اطلاعات مديريت آماد و پشتیبانی.معاونت‌ تربیت و آموزش ناجا،1392.

    8-      بابايي، درويش؛ حسين و امیر اکبری مؤید و سعید بابالوئی. زیرسامانه مكانيزه کنترل اموال.معاونت تربيت و آموزش ناجا،1393.

    ارجاع برای اطلاعات بیشتر

    1 رنگريز، حسن. تجزيه و تحليل طراحي سيستم اطلاعات مديريت. انتشارات بازرگاني،1387.

    2 زاهدي، شمس السادات. تجزيه و تحليل و طراحي سيستم­ها (مباني سيستم هاي اطلاعات مديريت). چاپ هفتم، انتشارات دانشگاه علامه طباطبایی، 1386.

    3 داگلاس، ام لمبرت و جيمز. آر ، استاک. مديريت راهبردی لجستيک. ترجمه محمد ازگلی و سید سعادت حسينی، مرکز مطالعات و پژوهش­های پشتيبانی و مهندسی ناجا، 1382.

     

نظر شما