You are using an outdated browser. For a faster, safer browsing experience, upgrade for free today.



  • استعلام بها      inquiry price

    استعلام (inquiry, query, question) به معنای آگاهی خواستن و پرسش کردن است و واژگان مترادف آن، شاملِ استخبار، استفسار، پرسش، پرسیدن، خبر جویی و سؤال است (معین، 1371).  بها (cost, figure, price, price tag, rate, valuation, values, worth) به معنای قیمت، ارزش و نرخ است و واژگان مترادف آن، شاملِ ارزش، ثمن، قیمت، ارز، ارج، مظنه و نرخ است (عمید، 1375). استعلام بها، پرسش نرخ هر چیزی به‌طور کتبی است (عنبرستانی، 1378). به‌عبارت‌دیگر در نیروی انتظامی برای خرید یا فروش در معاملات متوسط، سه استعلام بها کتبی لازم است که در این استعلام­ها باید مشخصات و مختصات خرید، دقیق و کامل ذکر شده و قیمت به‌صورت شفاف در آنها ذکرشده باشد. همچنین این استعلام­ها باید دارای مدت اعتبار، مهر و امضاء پیشنهاددهنده باشد.

    متن

    مسئولان انجام معاملات (مدیران خرید یا فروش) در مؤسسات و سازمان‌ها برای اینکه بتوانند نسبت به انتخاب پیشنهاددهندگان در معاملات تصمیم‌گیری درستی داشته باشند، اقدام به اخذ استعلام بها به‌صورت کتبی از پیشنهاددهندگان کالا و خدمات می‌کنند (نصرت پناه و همکاران، 1393).

    وضعیت‌های اخذ استعلام بها: از روش استعلام بها برای انجام معاملات (خرید یا فروش) کالاها و خدماتی استفاده می‌شود که دارای این وضعیت‌ها باشند: 1- عرضه‌کنندگان، محدود و مشخص و شناخته‌شده باشند؛ 2- حجم مورد معامله، نه بسیار کم و نه بسیار زیاد (در نیروی انتظامی برای معاملات متوسط) باشد؛ 3- مشخصات فنی کالا و کیفیت‌های خدمت مورد معامله با شرح نسبتاً مختصری برای هر دو طرف، روشن باشد (قلی پور، 1391).

    روش انجام استعلام بها: در روش استعلام بها، ابتدا خریدار با فرستادن نامه یا برگه‌های استاندارد به عرضه‌کنندگان، از آنان می‌خواهد که نسبت به تکمیل آن فرم با ذکر قیمت، تعیین زمان اعتبار پیشنهاد ارائه‌شده، تأیید شرایط ذکرشده در فرم و همچنین شرایط اختصاصی خود با انجام مهر و امضاء تا تاریخ تعیین‌شده به خریدار، اقدام کنند. واحد خرید استعلام‌های دریافت شده را مورد بررسی و ارزیابی قرا خواهد داد و بهترین پیشنهاد (استعلام بها) را انتخاب می­کند و سپس نسبت به انعقاد قرارداد و انجام معامله اقدام می‌نماید.

    تعیین روش اخذ استعلام بها در مؤسسات خصوصی بر اساس آیین‌نامه‌های معاملات داخلی آن مؤسسه که هیئت مدیره تدوین و تصویب کرده است، انجام می‌پذیرد. در معاملات سازمان‌های دولتی، تعیین روش اخذ استعلام بها بر اساس مقررات ذکرشده در قانون محاسبات عمومی کشور، آیین‌نامه معاملات دولتی و قانون برگزاری مناقصات، انجام می‌گیرد.

    روش انجام استعلام بها در نیروی انتظامی: اخذ استعلام بها در ناجا به­صورت زیر انجام می‌شود:

    1.       در معاملات کوچک (جزئی): مأمورین خرید با مراجعه حضوری و به‌صورت شفاهی یا کتبی، اقدام به اخذ استعلام بها می­کنند.

    2.       در معاملات متوسط: واحد خرید به‌صورت کتبی و در برخی موارد به‌صورت لاک و مهرشده، استعلام بها را دریافت می­کند.

    3.       در معاملات بزرگ (عمده): الف) در مناقصه‌های عمومی: اگر اعضای گروه مناقصه تشخیص دهند که قیمت‌های پیشنهادی ابهام دارد و یا قابل تصمیم‌گیری نیست، تصویب می‌کنند که واحد خرید سه استعلام بها اخذ کند و به گروه مناقصه برای بررسی تحویل دهد؛ ب) در مناقصه‌های محدود: واحد خرید از شرکت‌هایی که صلاحیت آنان برابر مقررات جهت شرکت در مناقصه‌های محدود به تأیید رسیده است، اقدام به اخذ استعلام بها می‌نماید؛ ج) در معامله­هایی که از طریق ترک مناقصه انجام می‌شود، واحد خرید نسبت به دریافت استعلام بها اقدام می‌کند و استعلام‌های دریافتی را جهت بررسی و اتخاذ تصمیم به گروه ترک مناقصه ارائه می‌نماید؛ د) در برخی از مناقصات، رئیس دستگاه مناقصه‌گذار بنا به صلاح‌دید، اقدام به اخذ استعلام بها می‌نماید تا بر اساس آن استعلام‌ها، نرخ عادله انجام معامله را تعیین کند.

    نکات اساسی در اخذ استعلام بها در نیروی انتظامی:

    ·         استعلام بها دست‌کم از سه منبع عرضه‌کننده کالا یا خدمات، با ماهیت حقوقی مستقل انجام شود؛

    ·         نامه و برگه‌های استعلام بها باید به‌گونه‌ای تنظیم شود که پاسخ‌دهندگان ناگزیر شوند به شکلی قابل مقایسه آن را تکمیل و یا پاسخ دهند؛ مانند اینکه از مقیاس‌ها و مفاهیم یکسان در استعلام، استفاده شود تا استعلام‌های دریافتی را بتوان از نظر کمّی و کیفی مورد بررسی یکسان قرار داد و آنها را با هم مقایسه نمود؛

    ·         واحد خرید باید در نامه و برگه‌های استعلام بها به‌صراحت ذکر نماید که حق رد و پذیرش هر کدام و یا همۀ استعلام‌های دریافت شده را برای خود، محفوظ خواهد داشت؛

    ·         به منظور سهولت بیشتر در مقایسه و بررسی پیشنهادهای دریافت شده، نیاز است که شرایط گوناگونی مانند شمار و مقدار کالا، مشخصات فنی و فیزیکی آن، محل تحویل کالا، زمان یا زمان‌های تحویل کالا (دفعات حمل)، روش حمل‌ونقل، شرایط پرداخت ارزش معامله و مانند آن، حتماً به‌صراحت و شفاف در استعلام‌ها قید شود؛

    ·         در بررسی و ارزیابی استعلام‌های دریافتی، توجه شود که قیمت یکی از مهم‌ترین عوامل تصمیم‌گیری و گزینش برندۀ استعلام است، ولی عوامل دیگری مانند توانایی عرضه‌کننده، فناوری مورد استفاده وی و شرایط دیگر نیز باید در نظر گرفته شود؛

    ·         واحد خرید با کنترل و نظارت دقیق، دقت کند که بین کسانی که استعلام‌ها را پاسخ داده‌اند، تبانی نشده باشد؛

    ·         بهتر است که برای حفظ مناسبات درست تجاری و رفع هرگونه سوءتفاهم و احیاناً سوءاستفاده، استعلام‌های دریافت شده در پاکت‌های سربسته ارائه شوند و در روز معینی، ترجیحاً با حضور نمایندگان مؤسسه‌های پیشنهاددهنده، گشوده شوند. البته صدور رأی نهایی و اعلام برنده در همان روز الزامی نیست، بلکه ممکن است به آینده و انجام بررسی‌های دقیق‌تر کمّی و کیفی موکول شود.

    واژه‌های کلیدی: استعلام بها، معاملات، مؤسسات خصوصی، سازمان‌های دولتی، فرم استعلام بها، عرضه‌کننده کالا یا خدمات.

    ارجاعات

    1. قلی پور، رسول (1391)، بررسی شیوه‌های بهبود فرآیند خرید اقلام مصرفی ناجا، پایان‌نامه کارشناسی ارشد، دانشگاه علوم انتظامی امین.

    2. عمید، حسن (1381)، فرهنگ فارسی عمید، تهران: انتشارات امیرکبیر.

    3. عنبرستانی، محمود (1378)، فرهنگ عمومی لجستیکی، اداره لجستیک ستاد مشترک سپاه.

    4. معین، محمد (1371)، فرهنگ معین، تهران: انتشارات امیرکبیر.

    5. نصرت پناه، سیاوش و همکاران (1393)، «بررسی رعایت ضوابط مقررات مالی در خریدهای آماد و پشتیبانی سازمان‌های نظامی- انتظامی»، فصلنامه اندیشه آماد، مرکز تحقیقات کاربردی آماد و پشتیبانی ناجا، شماره 51.

    ارجاع برای اطلاعات بیشتر

    1. انواری رستمی، علی‌اصغر (1378)، سیستم‌های خرید و انبارداری، طراحان نشر.

    2. شوقی، محمود (1386)، مدیریت تهیه و خرید، تهران: دانشگاه علوم انتظامی امین.

     

نظر شما