You are using an outdated browser. For a faster, safer browsing experience, upgrade for free today.



  •  

    مذاکره خرید Discussion      purchase

     

    مذاکره در زبان فارسی یعنی با کسی در امری گفتگو کردن (قربان‌زاده، 1389) و واژگان مترادف آن شاملِ بحث، صحبت، گفتگو، مباحثه و مناظره است (خداپرستی، 1376). مذاکره، راهی برای برقراری ارتباط سازمان‌یافته بین مردم و سازمان‌های گوناگون اجتماعی جهت رسیدن به توافق است (زینال زاده، 1382). مذاکره، تلاشی است در جهت رسیدن به توافقی در مورد موضوع مورد نظر (قیمت، کیفیت، خدمات، حمل‌ونقل و...) که طی آن طرفین منافع مشترکی را دنبال می­کنند و درعین‌حال هر کدام نیز منافعی دارند که ممکن است با منافع دیگری در تضاد باشد (موسوی، 1385). مذاکره خرید، بحث و گفتگو جهت رسیدن به توافق بین خریدار و فروشنده در خصوص موضوع معامله است که هریک از طرفین معامله تلاش دارند مطالبات خود را به تأیید و تصویب طرف مقابل برساند. طرف مقابل همواره این مطالبات را تأیید نخواهد کرد؛ بر این اساس هر کس در معامله دارای مهارت بیشتری باشد سود بیشتری خواهد برد.

    متن

    مدیران و کارشناسان خرید نیروی انتظامی برای دستیابی به شرایط مناسب در تأمین نیازمندی‌های رده‌ها از لحاظ قیمت، کیفیت، خدمات، حمل‌ونقل، بسته‌بندی، شرایط تحویل، شرایط پرداخت و...، وقت و انرژی زیادی را صرف مذاکره با عرضه‌کنندگان کالا و خدمات می­کنند. این مدیران و کارشناسان باید توجه ویژه­ای به ارکان مذاکره خرید که شاملِ اهداف مذاکره، اصول مذاکره، ارتباط در مذاکره، اطلاعات در مذاکره، تاکتیک (راهبرد‌های مذاکره) داشته باشند.

    اهداف مذاکره خرید: در مذاکرات تجاری، مهم‌ترین هدف، تحصیل منفعت مادی است. در نیروی انتظامی به دلیل ماهیت مأموریتی آن، اهداف در مذاکرات خرید به تعیین قیمت محدود نمی‌شود زیرا در هر قرارداد شروط مهمی از جمله: شروط مربوط به نحوه و تاریخ پرداخت، تاریخ تحویل کالا، هزینه‌های بیمه، تضمینات، موارد اضطراری و غیره وجود دارد که از اهمیت اقتصادی بالایی برخوردار هستند. پنج هدف عمده که معمولاً در تمام مذاکرات متداول است، عبارت­اند از:

    ·         دستیابی به یک قیمت عادلانه و منطقی برای کالا یا مشخصات کیفی تعیین‌شده؛

    ·         وادار کردن عرضه‌کننده به اجرای به هنگام قرارداد؛

    ·         اعمال نظارت در موقع اجرای قرارداد؛

    ·         ترغیب عرضه‌کننده به حداکثر همکاری با خریدار،

    ·         ایجاد و توسعه ارتباطات صحیح با عرضه‌کنندگان درگیر در معامله (همدانی، 1383).

    اصول مذاکره خرید: مذاکره خرید ترکیبی از علم و هنر است. بخش‌هایی از آن ذاتی و شخصی است و به هنر مذاکره مربوط می‌شود که به‌صورت کامل قابل آموزش و یادگیری نیست؛ اما برخی علمی جنبه‌های دیگر مذاکره، از طریق برخی اصول قابل یادگیری است. این اصول که در بهبود فرآیند مذاکره خرید نقش اساسی دارد، بدین شرح است:

    ·          برنامه‌ریزی برای شرکت در جلسات: برای شرکت در یک مذاکره خرید، لازم است از قبل یک برنامه‌ریزی منطقی و یک فرآیند منظم برای مذاکره در نظر گرفته شود تا بدین ترتیب مذاکره در جهت مورد نظر هدایت شود و از منحرف شدن مذاکره به موضوعات جانبی و یا مباحثی که مدنظر نیست، جلوگیری شود.

    ·         ارائه منظم سؤالات و پاسخگویی سنجیده: به‌منظور جهت‌دهی مناسب به مذاکره خرید و دریافت اطلاعات مورد نیاز، مذاکره‌کننده باید؛ برنامه منظمی برای ارائه سؤالات مورد نظر خود داشته باشد. برای این منظور باید از قبل ترتیب صحیح ارائه سؤالات و زمان‌بندی آنها را مورد بررسی قرار داد و به هنگام طرح سؤالات نیز شرایط طرف مقابل و روند پیشرفت مذاکره را در نظر بگیرد. پاسخ‌دهی سنجیده به سؤالات طرف مقابل به اندازه ارائه منظم سؤالات اهمیت دارد.

    ·         درک روان‌شناختی: کسب شناخت از ویژگی‌هایی روان‌شناختی انسان به‌طور اعم و شناخت روحیات طرف مقابل به‌طور اخص می‌تواند در بهبود نتایج مذاکره مؤثر واقع شود.

    ·         ایجاد اعتماد و تقویت روابط دوستانه: برای پیشبرد مذاکره خرید لازم است که روابط دوستانه‌ای بین طرفین حاکم گردد. هرکدام از طرفین باید در جهت ایجاد اعتماد متقابل و تحکیم روابط فی‌مابین تلاش نماید.

    ·         بررسی گزینه‌ها و راهکارهای مختلف: لازم است قبل از مذاکره خرید راه‌های متفاوتی را طرح‌ریزی کرد تا اگر گزینه‌های مطرح‌شده به هدف مورد نظر منتهی نشد و یا یک راه‌حل به بن‌بست رسید، بتوان گزینه و روش‌های دیگری را ارائه داده و به مذاکره روند عادی و جدید داد.

    ·         بررسی واقع‌بینانه موضوعات و درک شرایط: در مذاکره خرید باید سعی کرد تا با درک شرایط و عواملی مانند نقاط قوت و ضعف رقیب و نیز امکانات و محدودیت‌های خود، تحلیل مناسبی از وضعیت مذاکره به دست آورد و ضمن در نظر گرفتن منافع دو جانبه، از افراط‌وتفریط در ارائه شروط و پیشنهاد‌ها پرهیز نمود.

    ·         تنظیم زمان‌بندی مناسب: حساس‌ترین و سرنوشت‌سازترین بخش مذاکره، لحظات پایانی آن است و غالب توافقات اصلی و عمده در زمان‌های پایانی حاصل می‌شود. مذاکره‌کننده باید سعی کند تا توان خود را برای لحظات پایانی مذاکره ذخیره نماید. برای کسب حداکثر منافع در مذاکره خرید، داشتن صبر و تحمل و حفظ خونسردی در زمان‌های پایانی مذاکره ضروری است.

    ·         تمرکز بر منافع و اهداف اصلی: به‌جای آنکه بر یک موضوع کم‌اهمیت اصرار و پافشاری شود باید در جهت رسیدن به اهداف و منافع اصلی سعی شود.

    ·         به‌جای تمرکز به افراد به موضوعات مذاکره خرید تمرکز شود: در مذاکره باید تلاش نمود تا به‌جای برتری برطرف مقابل، به دنبال کسب موفقیت در موضوع مورد مذاکره بود.

    ·         شنونده خوبی باشید: با گوش دادن دقیق و کنجکاوانه به صحبت‌های طرف مقابل می‌توان ضمن حفظ حرمت وی، نوعی صداقت و اشتیاق به مذاکره را به طرف مقابل نشان داد و از نتایج ایجاد رابطه قوی برخوردار شد. یک شنونده نکته‌سنج می‌تواند با گوش دادن به صحبت‌های طرف مقابل و از لابه‌لای آنها به اطلاعات مهمی دست یابد.

    ·         بهره‌گیری از ارتباطات غیرکلامی: درصد بالایی از روابط انسان‌ها از طریق ارتباطات غیرکلامی تحقق می‌پذیرد؛ شناخت صحیح این ارتباطات می‌تواند در درک صحیح احساسات و شرایط طرف مقابل مؤثر واقع شود. برخی از عام‌ترین انواع ارتباطات غیرکلامی در یک مذاکره تجاری بدین شرح است: دفاع، رویارویی و داشتن ابهام، عصبانیت و نارضایتی از روند مذاکره، پذیرش و موافقت با طرف مقابل.

    آمادگی برای مذاکره خرید: آماده شدن برای مذاکره خرید کار ساده‌ای نیست و غالباً به زمان زیادی نیاز دارد. برای تسهیل در امر مذاکره اقدامات متعددی می‌تواند صورت گیرد که پنج مورد مهم آن بدین شرح است: الف) موقعیت خود را بشناسید؛ ب) موقعیت طرف مقابل را به‌خوبی شناسایی کنید؛ ج) قبل از مذاکره دقیقاً مشخص نمایید از چه راهبرد یا ترفندی می‌خواهید پیروی کنید؛ د) محدود مذاکره خود را تعیین کنید؛ و) قلمروی رقابت خود را مشخص کنید. در واقع مشخص کنید که رقبای شما چه کسانی هستند.

    عوامل مؤثر برای رسیدن به مذاکرات فوق: ایجاد محیطی مناسب (فضای مناسب و مکان مناسب)، انجام پژوهش در خصوص اهداف مذاکره، تعیین جایگاه خود در حد مناسب در برابر طرف مقابل، شروع مناسب جلسات مذاکره، گفتگوی مناسب، هدفمند، نظام‌مند و هدایت‌شده و شنیدن در حد کفایت، ارائه پیشنهاد‌ها، راه‌حل‌ها و گزینه‌های متعددی که حداقل اهداف مورد نظر از مذاکره را تأمین کند، جمع‌بندی و نتیجه‌گیری مناسب و کامل، ختم جلسه و تأیید مطالب مطرح­شده در طول بحث با توجه به جمع‌بندی‌ها (شوقی، 1391).

    اطلاعات در مذاکره: مذاکره بدون داشتن اطلاعات هیچ‌گاه نتیجه مثبتی برای نیروی انتظامی نخواهد داشت. مدیران و کارشناسان واحدهای خرید در ناجا برای انجام مذاکره با تأمین‌کنندگان کالا و خدمات نیاز است اطلاعاتی را در اختیار داشته باشند:

    ·         اطلاعات محیط ناجا: آگاهی از میزان نیازمندی، آگاهی از موجودی انبار، آگاهی از فضای انبار، آگاهی از میزان مصرف یک دوره خرید یا یک دوره مصرف، آگاهی از اعتبارات واگذاری یا مصوب، آگاهی از نقدینگی موجود، آگاهی از اولویت‌های خرید، آگاهی از میزان زمان مورد نیاز کالا در سازمان، آگاهی از فرآیند تصمیم‌گیری خرید در سازمان، آگاهی از مراحل انجام خرید در سازمان، آگاهی از مقررات مالی خرید در ناجا، آگاهی از توان حمل‌ونقل درون‌سازمانی و برون‌سازمانی.

    ·         اطلاعات محیط فروشنده: آگاهی از موقعیت فروشنده، آگاهی از وضعیت حقوقی فروشنده، آگاهی از وضعیت فروشنده در بازار، آگاهی از توان تولیدی فروشنده، آگاهی از توان تأمین کالا در زمان عادی و بحران، آگاهی از موجودی‌های فروشنده، آگاهی از فروش‌های قبلی، آگاهی از حسن‌انجام معاملات قبلی، آگاهی از هزینه‌های مرتبط با فروش برای فروشنده، آگاهی از عملکرد مالی فروشنده، آگاهی از فروشندگانی که به‌عنوان رقیب فروشنده مطرح هستند.

    تاکتیک / راهبرد مذاکره خرید: تاکتیک‌های مذاکره خرید متأثر از شخصیت، انگیزه‌های شخصی، نقاط ضعف و قوت افراد مذاکره‌کننده و دیگر مسائل روانی آنان است. در یک تقسیم‌بندی متداول و معروف، راهبردهای مذاکره در چهار گروه بدین‌صورت تعیین می‌شود: الف) مذاکره با رویکرد برد برد؛ ب) مذاکره با رویکرد باخت باخت؛ ج) مذاکره با رویکرد برد باخت؛ د) مذاکره با رویکرد باخت برد.

    توصیه‌هایی برای مدیران و کارشناسان خرید ناجا به‌منظور بهبود روند مذاکرات خرید:

    ·         ایجاد وقفه‌های کوتاه‌مدت و یا طولانی‌مدت در مذاکره، در شرایط خاص مثل زمان سرسختی و یا عصبانیت طرف مقابل؛

    ·         تغییر جهت دادن به موضوع در شرایطی که مذاکره پیشرفت مناسبی ندارد؛

    ·         توجه به این نکته که منافع مذاکره لزوماً به‌طور مساوی تقسیم نمی‌شود بلکه متناسب با توانایی‌ها و مهارت­های هر کدام از طرفین منافع تقسیم می­شود؛

    ·         مواضع خود را به‌صراحت بیان کنید و درعین‌حال منافع طرف مقابل را نیز تا حد امکان و به‌عنوان بخشی از مسئله بپذیرد؛

    ·         در حد امکان به‌صورت تیمی در مذاکره شرکت کنید؛

    ·         در مذاکره طرف مقابل را با تهدید و هشدار از عواقب وخیم عدم موافقت با خود نترسانید؛

    ·         در گفتگو و مذاکره نباید عصبانی شد. این نکته را همیشه به خاطر داشته باشید کسی که اول عصبانی می‌شود، بازنده است؛

    ·         در مذاکره اگر به ایده و فکر شما حمله شد از خود دفاع نکنید، متقابلاً به ایده و فکر طرف مقابل هم حمله نکنید؛

    ·         در مذاکره پیش‌داوری نکنید زیرا اندیشه شما را تضعیف می­کند و اجازه ارائه راه حمله را از شما می‌گیرد؛

    ·         در مذاکره از انتقاد کردن و ایراد گرفتن پرهیز کنید؛

    ·         بجای آنکه به دنبال اثبات نیت خود به‌طرف مقابل باشید، عملتان را به او اثبات کنید.

    واژه‌های کلیدی: مذاکره، عرضه‌کننده، کالا، خدمات، اطلاعات، ارتباطات.

    ارجاعات

    1. خداپرستی فرج‌الله (1376)، فرهنگ جامع واژگان مترادف و متضاد زبان فارسی، شیراز: دانشنامه فارس.

    2. زینال زاده، ایرج (1382)، مدیریت خرید (راهنمای خرید خارجی و سیستم‌های خرید)، شرکت چاپ و نشر بازرگانی.

    3. شوقی، محمود (1391)، مدیریت و فرماندهی آماد و پشتیبانی (جلد اول)، معاونت آموزش ناجا.

    4. قربان‌زاده، فرهاد (1389)، سرپرست تألیف و ویرایش فرهنگ لغات عمید، ناشراَشجَع.

    5. موسوی، نجم الدین (1385)، سیستم‌های خرید و انبارداری، تهران: ترمه.

    6. همدانی، علی‌اصغر (1383)، «مبانی مذاکره در خریدهای سازمانی»، فصلنامه اندیشه آماد، شماره 8.

    ارجاع برای اطلاعات بیشتر

    1. هارتموت، اشتدلر، کریستوف، کیلگر (1385)، مدیریت زنجیره تأمین،‌ ترجمه نسرین عسگری و رضا زنجیرانی فراهانی، تهران: ترمه.

نظر شما