You are using an outdated browser. For a faster, safer browsing experience, upgrade for free today.



  • سیستم اطلاعات اموال     Property information system

    اطلاعات در لغت به معنی اطلاع، اخبار و معلومات و دانستنی‌ها است (مدخل اطلاعات، لغت‌نامه دهخدا) و واژگان مترادفش عبارتند از: داده‌ها، دانسته‌ها، معلومات و مفروضات. اطلاعات، جمع کلمة اطلاع و به معنای دقت‌کردن، دیده‌ور شدن، آگاه شدن و همچنین به معنی آگاهی و خبر است و در اصطلاح به داشتن برخی آگاهی‌ها و دانستنی‌ها در مورد یک وسیله، یک سازمان و غیره اطلاق می‌شود (رنگریز، 1387). اموال، جمع کلمة مال است و به معنی دارایی و همچنین آنچه در مالکیت شخص است، می‌باشد. اطلاعات اموال، داشتن برخی آگاهی‌ها و دانستنی‌ها در مورد کالاست (شوقی، 1388). سیستم اطلاعات اموال در نیروی انتظامی، مجموعه فعالیت‌هایی است که ادارة کنترل اموال به‌منظور ثبت، بهره‌برداری و گزارش‌گیری از اطلاعات اموال دریافتی، اموال در حال استفاده و اموال خارج شده از شبکة اموال ناجا انجام می‌شود.

    متن

    یکی از منابع اصلی و با ارزش مدیران در نیروی انتظامی، اطلاعات است. اطلاعات ابعاد گوناگونی دارد که مدیران در تمام سطوح به اطلاعات دسته‌بندی شده، منظم، دقیق و تخصصی، برای تصمیم‌گیری، برنامه ریزی، هدایت و کنترل نیاز دارند (صرافی زاده، 1388). این اطلاعات در باب اموال باید دارای ویژگی‌هایی نظیر قابل فهم و درک بودن، دقیق بودن، متناسب بودن، به‌هنگام و به‌موقع بودن، بهینه بودن جزئیات و تکراری نبودن، باشد (آقایی، 1392). این امر فراهم نمی‌شود مگر در یک فرآیند ویژه، مانند سیستم اطلاعات اموال که در این سیستم داده‌های خام به اطلاعات قابل پردازش تبدیل می‌شود.

    سیستم اطلاعات اموال نیروی انتظامی

    موضوع کلی کنترل اموال در ناجا، اطلاعات اموال وارد شده و خارج شده، در جریان استفاده است. این اطلاعات در راستای استفادة بهینه از منابع، حساسیت ویژه‌ای برای ناجا دارد. داده‌ها و اطلاعات مربوط به اموال از نظر تنوع، گوناگونی، هدف به‌کارگیری، موضوع و نوع استفاده، متفاوت است. مهم‌ترین اطلاعاتی که در سیستم اطلاعات اموال نیروی انتظامی مورد استفاده قرار می‌گیرد به این شرح است:

    1.اطلاعات مربوط به ورود و تحت تملک درآمدن اموال؛

    2.اطلاعات مربوط به مشخصات و ویژگی‌های اموال؛

    3.اطلاعات مربوط به محل استقرار اموال؛

    4. اطلاعات مربوط به عمر مفید اموال؛

    5. اطلاعات مربوط به چگونگی استفاده از اموال؛

    6.اطلاعات مربوط به چگونگی تعمیر و نگهداری اموال؛

    7.اطلاعات مربوط به مقدار مال برحسب واحدهای فیزیکی؛

    8.اطلاعات مربوط به ارزش اموال؛

    9.اطلاعات مربوط به تغییر کاربری اموال؛

    10.اطلاعات مربوط به جابه‌جایی و تغییر مکان اموال؛

    11.اطلاعات مربوط به ورود و خروج اموال به انبار؛

    12.اطلاعات مربوط به خارج از رده شدن اموال؛

    13.اطلاعات مربوط به فروش اموال؛

    14.اطلاعات مربوط به اسقاط اموال؛

    15.اطلاعات مربوط به استهلاک اموال؛

    16.اطلاعات مربوط به اُفت اموال؛

    17.اطلاعات مربوط به اموال بازیافتی؛

    18.اطلاعات مربوط به غرامت‌گیری از اموال آسیب‌دیده؛

    19.اطلاعات مربوط به خسارت اموال.

    ویژگی‌های سیستم اطلاعات اموال در نیروی انتظامی: به‌منظور بهره‌برداری مطلوب و به‌موقع از سیستم اطلاعات اموال در ناجا، لازم است که سیستم کنترل اموال دارای ساختاری فراگیر تا پایین‌ترین رده‌های ناجا باشد و نیز این ویژگی‌ها را داشته باشد:

    1.استواری: توانایی تحمل تغییر به ترتیبی که عملیات، بدون از کار افتادن سیستم تداوم داشته باشد؛

    2.سازگاری، میزان یکنواختی ارتباط مستقیم در خود و با رده‌ای که آن را به کار می‌گیرد؛

    3.قابلیت ردیابی: سهولت دستیابی به اطلاعات به منظور ردیابی انحرافات، به‌گونه‌ای که از لحاظ زمانی سریع باشد؛

    4.قابلیت نگهداری: سهولت قبول تغییرات با سیستم به‌طوری که اقتصادی نیز باشد؛

    5.تطابق: مطابقت عملیات سیستم با مأموریت و وظایف تعیین شده؛

    6.پایایی: گستره‌ای که سیستم در آن، نتایج و ساز و کار قابل پیش‌بینی ارائه می‌کند.

    قابلیت‌ها و امکانات سیستم اطلاعات اموال: 1. امکان تعریف انواع گروه‌ها و طبقات اصلی و فرعی اموال غیرمصرفی منقول؛ 2. امکان تعریف انواع ملک اموال (رده در سطح ناجا) و غیره با گروه‌بندی؛ 3. امکان تعریف جمعداران اموال؛ 4. امکان تعریف انواع مراکز هزینه، واحدهای سازمانی، تحویل گیرندگان و تحویل دهندگان اموال؛ 5. امکان تعریف نرخ‌ها و جداول محاسبه استهلاک و اختصاص آن به گروه‌ها و طبقات اموال؛ 6. امکان ثبت مشخصات اموال رسیده مطابق فرم‌های مصوب ناجا با مشخصات کامل فنی و ظاهری اموال؛ 7. امکان تنظیم و صدور اسناد حسابداری تملک و هزینه‌ای به صورت مستقیم از فرم‌های اموال رسیده و فرستاده و سایر فرم‌های اطلاعاتی سیستم اموال؛ 8. امکان ثبت اموال در حکم مصرفی و کنترل موجودی آن با امکان ارتباط با کدینگ انبار؛ 9. امکان ثبت اطلاعات خرید و دورة ضمانت و مشخصات فروشنده برای کلیة اموال و همچنین اطلاعات فروش، مجوز و شرایط فروش و خریدار؛ 10. امکان ثبت و پردازش اطلاعات اموال امانی به صورت کامل و برقراری کنترل‌های لازم همانند سایر اموال؛ 11. امکان ثبت صدور مجوزهای لازم جهت اموال فرستاده از ناجا؛ 12. امکان ثبت اطلاعات محل و مکان استقرار، جابه جایی و نقل و انتقالات درون سازمانی و برون سازمانی اموال به صورت نا محدود؛ 13. امکان ثبت اطلاعات خروج اموال (اموال فرستاده)، اسقاط، فروش، انتقال، اهدا، امانت‌دهی، معدوم به علت حوادث طبیعی و همچنین اطلاعات مربوط به اموال اجاره‌ای؛ 14. امکان عملیات تجمع و تفکیک پلاک‌ها و تغییر طبقه‌بندی و گروه‌بندی اموال برحسب نیاز؛ 15. امکان تهیه و چاپ کلیه صورت‌جلسات مربوط به اموال رسیده و فرستاده و فروش رفته و انتقال قطعی پروانة خروج و امکان استخراج کلیة قالب‌های مربوط به ثبت و مستندسازی اموال؛ 16. امکان ثبت مشخصات اموال غیرمنقول، وضعیت مالکیت و ثبت؛ 17. امکان درج اطلاعات صورت‌برداری و مشاهده جمعداران اموال و ثبت اطلاعات و استخراج کسر و اضافی و تغییرات احتمالی اموال و چاپ فرم‌های مربوط؛ 18. امکان تعیین روش استهلاک و محاسبة استهلاک و گزارش‌گیری استهلاک در مقاطع مختلف؛ 19. امکان استخراج گزارش‌های مدیریتی، نموداری، کاربردی، کنترلی و تنظیم برحسب نیاز کاربران.

    کلید ‌واژه‌ها

    سیستم، اطلاعات، اموال، کنترل اموال، ناجا

    ارجاعات

    1.آقایی، اصغر، آقایی، رضا، جعفری، حمید (1392) سیستم اطلاعات مدیریت آماد، معاونت تربیت و آموزش ناجا.

    2.دهخدا، علی اکبر (1377) لغت‌نامه دهخدا، انتشارات دانشگاه تهران، چاپ سوم.

    3.رنگریز، حسن (1387) تجزیه و تحلیل طراحی سیستم اطلاعات مدیریت، انتشارات بازرگانی.

    4.شوقی، محمود (1388) کنترل اموال در ناجا، معاونت تربیت و آموزش ناجا.

    5.صرافی زاده، اصغر (1388) سیستم‌های اطلاعات مدیریت، انتشارات ترمه.

    ارجاع برای اطلاعات بیشتر

    1.الهیار‌نژاد، علی عسگر، جعفری، حمید (1393) سامانه اطلاعات مدیریت آماد و پشتیبانی، معاونت تربیت و آموزش ناجا.

    2. قاسمی، حسین، (1386) سیستم اطلاعات مدیریت آمادی، دانشگاه علوم انتظامی ناجا.

نظر شما