You are using an outdated browser. For a faster, safer browsing experience, upgrade for free today.



  • مراحل خریدهای دولتی     Government purchases steps

    مراحل، واژه­ای عربی و جمع مرحله است و واژگان مترادف آن، شامل مرحله‌ها، منزل‌ها، وهله‌ها و فازها است (خداپرستی، 1376). خریدهای دولتی، خریدهایی است که دستگاه‌های دولتی و وابسته به دولت که دارای ردیف بودجه هستند بر اساس قوانین و مقررات مالی و اعتباری تعیین‌شده در قانون، انجام می‌دهند (گودرزی، 1386).

    مراحل خریدهای دولتی، گام‌های اجرایی یک عملیات خرید در سازمان‌های دولتی است که از مرحله صدور درخواست خرید، آغاز می‌شود و پس از دریافت کالا و تسویه‌حساب با فروشنده و همچنین بایگانی اسناد خرید به اتمام می‌رسد.

    متن

    صدور برگه درخواست نیازمندی از سوی واحد درخواست‌کننده کالا، اولین مرحلۀ خرید است که باید در آن نام دقیق کالا، نوع کالا، میزان درخواستی و مشخصات کالا قید شود و به امضای بالاترین مقام رده درخواست‌کننده رسیده باشد (ودیعت، 1385). نکته اساسی در خریدهای دولتی این است که سازمانی در امر خرید می‌تواند موفق عمل کند که قبل از آغاز مراحل خرید نسبت به تعیین مشخصات دقیق کالای مورد نیاز اقدام کند و بر آن اساس فعالیت‌های خرید را انجام دهد.

    مراحل یک خرید در نیروی انتظامی که توسط مرکز خرید رده‌های پشتیبانی‌کننده ناجا انجام می‌پذیرد، آن‌قدر به‌هم‌پیوسته و وابسته هستند که اگر در یک مرحله بی‌توجهی رخ دهد، اشکال به وجود آمده در تمامی مراحل بعدی تأثیرگذار خواهد بود. به همین جهت باید به مراحل عملی خرید به‌طور دقیق و کامل اشراف داشت تا در انجام خریدها موفقیت حاصل شود (شوقی، 1391).

    مراحل خریدهای دولتی در نیروی انتظامی: مراحلی که نیروی انتظامی در خریدهای دولتی طی می¬کند، به شرح ذیل است:

    1.اعلام نیازمندی: رده‌های ناجا بر اساس سقف اعتبارات مصوب شده خود اقدام به صدور درخواست نیازمندی برای واحد پشتیبانی می‌کنند که در این درخواست، نام و مشخصات دقیق کالا و میزان درخواستی، قید شده و به امضای بالاترین رده درخواست‌کننده رسیده است.

    2.تعیین مشخصات و مختصات: بیشتر کالاهای موجود دارای یک شناسنامه هستند که واحد خرید باید بر اساس درخواست نیازمندی با استفاده از نمونه‌های خرید قبلی (بانک اطلاعات کالاهای خریداری‌شده) یا با استفاده از نماینده خبره سازمانی، مشخصات و مختصات فنی دقیق آن کالا را تعیین و سپس اقدامات خرید را آغاز کند (انواری رستمی، 1386).

    3.تعیین منابع: غالباً از سه راه می‌توان منابع خرید را - تولیدکنندگان و فروشندگان کالا و خدمات - مشخص کرد. این سه راه عبارت-اند از: مراکز اطلاع‌رسانی دولتی (مانند وزارت بازرگانی، وزارت صنایع و دیگر مراکز)؛ منابع خصوصی (مانند اتحادیه‌ها، نمایشگاه‌های بین‌المللی، نمایشگاه‌های تخصصی شبکه‌های توزیع، شبکه‌های اینترنتی و شرکت‌های بازرگانی) و خبرگان یا اطلاع دهندگان عمومی یا محلی.

    4.مذاکره و اخذ قیمت: در این مرحله، مسئول خرید با فروشنده یا فروشندگان روبرو می‌شود و در خصوص کالایی که قصد خرید دارد، مذاکره می‌کند. نیاز است مدیر خرید اطلاعات دقیق از مشخصات و مختصات کالا، شرایط بازار، توانایی فروشندگان داشته باشد و به اخذ امتیازات و خدمات جانبی موضوع معامله در مذاکرات توجه داشته باشد.

    5.برآورد هزینه: پس از مذاکره با فروشندگان متعدد و انتخاب یک فروشنده که دارای قیمت و شرایط مناسب‌تری نسبت به دیگران است و بر اساس قیمت پیشنهادی آن فروشنده، برآورد اعتبار موردنیاز صورت می‌گیرد.

    6.تأمین اعتبار: مدیران خرید بر اساس قیمت پیشنهادی فروشنده که برآورد اعتبار کرده است، اقدام به درخواست اعتبار خرید از امور مالی می‌کنند. گاهی مشاهده می‌شود که قبل از تأمین اعتبار، مدیران خرید به فروشندگان سفارش می‌دهند یا اعلام درخواست خرید قطعی می‌کنند و زمانی که اعتبار تصویب نمی‌شود و یا اینکه تقلیل می‌یابد، مشکلاتی را برای سازمان به وجود می‌آورند.

    7.تعیین نصاب معاملات (کوچک، متوسط، بزرگ): تعیین نصاب معاملات به این دلیل انجام می‌پذیرد که خرید، طبق مقررات و قوانین مربوط به آن نوع معامله انجام شود. درصورتی‌که مدیران خرید به نصاب معاملات توجه نکنند، در زمان تنظیم اسناد خرید و ممیزی این اسناد توسط ممیز امور مالی با مشکل تطبیق نداشتن نوع خرید با نصاب معاملات مواجه شده و برای خود و سازمان مشکلات جدیدی ایجاد می‌کنند.

    8.اجرای خرید طبق مقررات برگزاری مناقصات نیروهای مسلح: با توجه به نوع خرید (کوچک، متوسط، بزرگ) باید بر اساس ماده 80 قانون محاسبات عمومی به همراه آیین‌نامه اجرایی این ماده، با عنوان آیین‌نامه معاملات دولتی و همچنین مقررات برگزاری مناقصات نیروهای مسلح که به‌طور شفاف، طریقه انجام معاملات را بر اساس نصاب معاملات تعیین کرده است، خرید را انجام دهند.

    9.تحویل کالا از فروشنده: دریافت کالای خریداری‌شده از فروشنده در محل مراکز نگهداری ناجا انجام می‌پذیرد و دریافت کالا در دو مرحله انجام می‌شود؛ اول: کالای خریداری‌شده در بارانداز به‌صورت دریافت موقت انجام می‌شود و سپس دریافت قطعی کالای خریداری شده است.

    10.تطبیق کالا با سفارش: در هنگام دریافت کالاهایی که بر اساس روش خریدهای بزرگ (عمده) خریداری شده است، کمیسیون دریافت (متشکل از: نماینده فرمانده ناجا، نماینده معاونت آماد و پشتیبانی، نماینده خرید، نماینده فنی، انباردار و نماینده فروشنده) آن را مورد کنترل کمی و کیفی قرار می‌دهد.

    11.صدور قبض انبار طبق فاکتور خرید: انباردار پس از دریافت قطعی کالا در انبار ناجا و طبق کالای دریافتی با اطلاعات فاکتور خرید و برگه درخواست کالا اقدام به صدور قبض انبار با ذکر دقیق اطلاعات کالای دریافتی می‌کند.

    12.تنظیم اسناد هزینه: واحد خرید باید نسبت به تنظیم اسناد هزینه خرید انجام یافته که شامل برگه درخواست خرید، مجوز خرید، اسناد پرداخت وجه به فروشنده، فاکتور خرید، قبض انبار و روکش سند با امضاهای مجاز، اقدام کند.

    13.تسویه‌حساب با دارایی: پس از تنظیم اسناد مالی و اخذ امضاهای مجاز، واحد خرید نسبت به تسویه‌حساب با امورمالی اقدام می‌کند. با توجه به اینکه ممیز امور مالی معمولاً اشکالاتی را از اسناد تنظیم شده می‌گیرد، بهتر است واحد خرید بلافاصله بعد از تنظیم سند آن را برای تسویه‌حساب به امورمالی ارسال کند.

    14.ثبت و بایگانی اطلاعات و مدارک خرید: این مرحله آخرین مرحلۀ خرید است که از اهمیت بسیار زیادی برخوردار است. اسناد و بانک اطلاعاتی خریدهای انجام شده، برای خریدهای آتی کمک زیادی خواهد کرد.

    واژه‌های کلیدی:

    مراحل خرید، خریدهای دولتی، ناجا، درخواست خرید، پشتیبانی

    ارجاعات

    1. انواری رستمی، علی‌اصغر (1386)، سیستم‌های خرید و انبارداری، انتشارات طراحان نشر، چاپ سوم.

    2. خداپرستی فرج‌الله (1376)، فرهنگ جامع واژگان مترادف و متضاد زبان فارسی، شیراز: دانشنامۀ فارس.

    3. شوقی، محمود (1391)، مدیریت و فرماندهی آماد و پشتیبانی (جلد اول)، معاونت آموزش ناجا.

    4. گودرزی قدرت (1386)، عملیات کاربردی تأمین و خرید، مرکز تحقیقات کاربردی آماد و پشتیبانی ناجا.

    5. ودیعت، محمدرضا (1385)، مدیریت آماد و پشتیبانی، تهران: دانشگاه علوم انتظامی امین.

    ارجاع برای اطلاعات بیشتر

    1. آهنی، محمدرضا (1382)، مباحث نوین در زنجیره تأمین و امور آمادی، مرکز مطالعات و پژوهش‌های پشتیبانی و مهندسی ناجا.

    2. شوقی، محمود (1386)، مدیریت تهیه و خرید، تهران: دانشگاه علوم انتظامی امین.

نظر شما