You are using an outdated browser. For a faster, safer browsing experience, upgrade for free today.



  • نگهداری خبر             Storage of Information      

    شامل اخباری است که مربوط به وظایف یگان خودی بوده ولی در اولویت قرار ندارند. این قبیل اخبار پس از پرورش در فایل ها نگهداری شده و در زمان مناسب از آنها استفاده می شود. مثل اخبار انفرادی یا اخبار مربوط به اطلاعات استراتژیک (1).

    سازمان ها برای حفظ و نگهداری از اسناد و مدارک خود نیازمند یک رویه خاص می باشند که به آن بایگانی می گویند. منظور از بایگانی برقراری یک روش خاص و یکنواخت است که بر اساس آن یک سری کد، علائم، شماره گذاری، نگهداری و اوراق و اسناد ایجاد می شود.

    امروزه با گسترش سازمان ها و تنوع اخبار و اطلاعات دسته بندی و نگهداری اسناد در سیستم بایگانی، امری ضروری است و به نوعی پشتیبان سازمان اطلاعاتی محسوب می گردد (2). نگهداری آخرین مرحله از اصول بررسی و پرورش اخبار می باشد که مراحل آن به شرح زیر می باشد: طبقه بندی، ثبت، تجزیه و تحلیل، ارزیابی، تطبیق، ترکیب، تفسیر و نتیجه گیری، انتشار و توزیع، نگهداری و بایگانی.

    معمولاً دسته بندی و نگه داشتن سوابق اخبار ( بایگانی ) به دو صورت انجام می شود:

    الف- سیستم بایگانی ونگهداری درسیستمهای قدیم: در سیستم های قبلی و آن زمانی که هنوز کامپیوتر به خیلی از ادارات و سازمانها راه پیدا نکرده بود، اسناد و مدارک بدست آمده از فرآیند جمع آوری اخبار، با توجه به موضوع خبر، تاریخ وقوع و ارسال خبر دسته بندی و در مرکز اسناد هر اداره ای نگهداری می شد.

    ب- سیستم بایگانی و نگهداری در عصرحاضر: در عصر حاضر که اکثریت ادارات و سازمانها به سیستم های رایانه ای و سیستم های اتوماسیون اداری مجهز شده اند و بسیاری از مشکلات و معضلات قبلی در دسته بندی اخبار و نگهداری آنها را حل نموده است.

    نگهداری و بایگانی عبارت است از فن اداره، نظارت و حفاظت از اسناد و مدارک بر اساس روش خاص به نحوی که در اسرع وقت و با کمال سهولت و با صرف حداقل زمان، هزینه و نیروی انسانی بتوان به آن اسناد دست یافت. در نگاه کلی بایگانی و نگهداری اسناد و مدارک حاصله از فرآیند مدار اطلاعاتی به سه طریق امکان پذیر است:سیستم نگهداری متمرکز، سیستم نگهداری نیمه متمرکز ، سیستم نگهداری تلفیقی (3).

    در روش دیگری انواع بایگانی به شرح زیر تقسیم بندی می شود:

    1-   بایگانی جاری: محلی است برای نگهداری اسناد روزمره که به صورت روزانه مورد استفاده دستگاه ایجاد کننده خبر است.

    2-    بایگانی نیمه جاری: دور از اسناد جاری نگهداری می شود.

    3-   بایگانی راکد: محل نگهداری اسناد و اخبار راکد است.

    نگهداری خبر اگر بصورت جدی و درست انجام نگیرد موجب کاهش بهره وری سازمان خواهد شد.

    فواید نگهداری خبر:

    الف -  اخبار به صورت منظم بایگانی می گردد.

     ب - سرعت باز یابی سوابق به حد اکثر می رسد.

     ج -  اخبار غیرمرتبط از رده خارج می گردد.

    کلید واژه ها

    نگهداری خبر، بایگانی، حفاظت از اسناد، سیستم بایگانی.

    ارجاعات

    1-   ناصحی، داوود، مجموعه دروس تخصصی 2، معاونت آموزش ناجا- اداره کل منابع و متون، تهران چاپ دوم. 1389. ص54.

    2-   بختیاری، تقی، اصول مبانی اطلاعات،دانشگاه علوم انتظامی. 1387. ص 54.

    3-   اینترنت، ویکی پدیا.

نظر شما