You are using an outdated browser. For a faster, safer browsing experience, upgrade for free today.



  • المدخل: حفظ الأخبار، أرشفة الأخبار

    المعادل الفارسي: نگهداری خبر

    المعادل الإنجلیزي: Storage of Information

    التعریف:

    و یشمل الأخبار المتعلقة بواجبات الوحدة التابعة لکنّها لم تُدرج ضمن الأولویات. هذه الأخبار بعد معالجتها تُحفظ في ملفات لتتم الاستفادة منها لاحقاً‌ و عند الضرورة. علی سبیل المثال الأخبار المنفردة أو الأخبار ذات الصلة بالمعلومات الاستراتیجیة (1).

    النص:

    تحتاج المنظمات إلی أسلوب خاص من أجل خزن و حفظ الوثائق و المستندات یُطلق علیه اسم الحفظ أو الأرشفة. و المقصود بهذه الکلمة هو استخدام طریقة معینة و ثابتة یتم علی أساسها ابتکار مجموعة من الرموز و العلامات و الترقیم و الحفظ و الأوراق و المستندات. في العصر الراهن، و مع توسّع المنظمات و تنوّع الأخبار و المعلومات، صار من الضروري تبویب و حفظ الوثائق في منظومة الأرشفة، و التي تعدّ بنحوٍ ما ظهیراً للمنظومة الاستخباراتیة (2). الحفظ أو الأرشفة هو المرحلة الأخیرة من أصول تحلیل و معالجة الأخبار، و بالنسبة لبقیة المراحل فهي‌ علی النحو التالي: التبویب، التسجیل، الفحص و التحلیل، التقییم، المطابقة، الترکیب، التفسیر و الاستنتاج، النشر و التوزیع، الحفظ و الأرشفة.

    في العادة یتم تبویب و حفظ الأخبار و سوابق الأخبار (الأرشیف) علی نحوین اثنین:

    أ منظومة الأرشفة و الحفظ في النُظُم القدیمة: في النُظُم القدیمة و في الفترة التي سبقت انتشار جهاز الحاسوب في الکثیر من الدوائر و المؤسسات، کانت الوثائق و المستندات التي یتم الحصول علیها من عملیة جمع الأخبار تصنّف و تُحفظ و تؤرشف في مرکز الوثائق التابع لکل دائرة و ذلک في ضوء موضوع الخبر و تاریخ وقوعه و إرساله.

    ب منظومة الأرشفة و الحفظ في العصر الحالي: في عصرنا هذا أصبحت الغالبیة الساحقة من الدوائر و المنظمات مجهزة بأنظمة الحاسوب و أنظمة الأتمتة الإداریة و بالتالي تمّ حل معظم المشاکل و الإشکالات التي‌ کانت تعاني منها الدوائر في السابق في موضوع تبویب و تصنیف الأخبار و أرشفتها و حفظها.

    الحفظ و الأرشفة عبارة عن فن الإدارة و الإشراف و المحافظة علی الوثائق و المستندات طبقاً‌ لأسلوب خاص بحیث یمکن الوصول إلی تلک الوثائق بأسرع وقت و بسهولة تامة و من خلال ترشید الجهود و الوقت و الکوادر الإنسانیة. و بنظرة عامة نجد إنّ حفظ و أرشفة الوثائق و المستندات المستحصلة من عملیة المدار المعلوماتي ممکنة عبر ثلاث طرق هي کالتالي: منظومة الحفظ المرکزیة، و منظومة الحفظ شبه المرکزیة، و منظومة الحفظ المرکبة (3).

    و هناک طریقة أخری في‌ تقسیم أنواع الأرشفة نستعرضها علی النحو التالي:

    1-      الأرشیف الجاري: و هو عبارة عن مکان لحفظ الوثائق و المستندات الیومیة التي یتم الرجوع إلیها من قبل جهاز صنع الخبر بصورة یومیة.

    2-      الأرشیف شبه الجاري: و یتم حفظه بعیداً عن الوثائق الجاریة.

    3-      الأرشیف الساکن أو الراکد: و هو عبارة عن مکان لحفظ الوثائق و الأخبار الراکدة.

    إذا لم یتم حفظ الخبر و أرشفته بصورة جدیة و صحیحة فسوف یؤدّي إلی انخفاض إنتاجیة المنظمة.

    فوائد حفظ الخبر و أرشفته:

    أ -  حفظ الأخبار و أرشفتها بصورة منتظمة.

     ب زیادة سرعة استرجاع السوابق إلی أقصی حد.

     ج -  إخراج الأخبار غیر المرتبطة من المنظومة.

    الکلمات المفتاحیة:

    حفظ الخبر، الأرشفة، المحافظة علی الوثائق، منظومة الحفظ و الأرشفة.

    الإحالات:

    1-      ناصحی، داوود، مجموعه دروس تخصصی 2، معاونت آموزش ناجا- الدائرة العامة للمصادر و النصوص، طهران ط. 2. 2010 م. ص 54.

    2-      بختیاری، تقی، اصول مبانی اطلاعات، جامعة علوم الشرطة. 2008 م. ص 54.

    3-      شبکة الإنترنیت، موسوعة الویکیپیدیا.

     

رأيك