You are using an outdated browser. For a faster, safer browsing experience, upgrade for free today.



  •  

    العنوان بالعربیة: الفاتورة الأولية

    العنوان بالفارسیة :پیش فاکتور

     العنوان بالإنجليزية: Proforma

     التعريف: المراد من هذه المفردة في الأدب الفارسي؛ ورقة تكشف أن البائع على استعداد لبيع السلع بالأسعار المعلنة. الفاتورة الأولية (proforma • proforma invoice • proforma statement) اصطلاح يطلق على وثيقة يصدرها باعة السلع وأصحاب الخدمات بناء على طلب المشترين (بصورة شخصية، عبر إرسال رسالة، نماذج موحدة). والفاتورة الأولية للمشتريات الخارجية هي عبارة عن مسودة شراء يصدرها البائع باعتبارها اقتراح للبيع أو تحديد أسعار السلع أو الخدمات وشروط البيع مع ذكر مدة الاعتبار بناء على طلب الشاري وباسمه، على أن تحظى الفاتورة بتأييد مركز التهيئة والتوزيع. أما الفاتورة الأولية في قوى الأمن الداخلي، فيقوم مركز الشراء في معاونية اللوجستيات والإسناد في ناجا وكذلك أقسام الشراء على مستويات الفئات بإرسال قائمة باحتياجاتها إلى أصحاب السلع والخدمات داعين إياهم إلى تقديم عروضهم وشروط، فيقدم هؤلاء على إرسال مقترحاتهم مع تحديد مدة الاعتبار ضمن رسالة رسمية إلى ناجا. هذا النوع من الاقتراح يسمى فاتورة.

    النص

    يتم في قوى الأمن الداخلي اعتماد الفاتورة الأولية عادة في المعاملات الصغيرة التي يقع تشخيصها ومسؤوليتها على موظف الشراء أو المعاملات المتوسطة التي تقع مسؤوليتها على موظف الشراء ومسؤول الإسناد معاً. تستخدم أقسام الشراء في قوى الأمن الداخلي اصطلاح (استعلام السعر) بدل اصطلاح الفاتورة الأولية وذلك وفقاً للضوابط المذكورة في قرارات عقد مناقصات القوات المسلحة. يتم استخدام الفاتورة الأولية (إستعلام السعر) لشراء السلع والخدمات عندما يكون أصحاب العروض فيها قليلين ومعينين. هذا أولاً، وثانياً يكون حجم الصفقة لا هو بصغير جداً ولا كبير جداً. ثالثاً تكون المواصفات الفنية للسلع وجودة الخدمات مصحوبة بإيضاحات مختصرة لتكون واضحة لكل من طرفي المعاملة.

    طريقة الحصول على الفاتورة الأولية في قوى الأمن الداخلي

    يحصل قسم مشتريات الإسناد في ناجا على الفاتورة الأولية عبر المراجعة الشخصية أو المراسلة أو توجيه الاستمارات الموحدة للباعة ومطالبتهم بتقديم أسعارهم وشروطهم بشأن السلع المطلوبة إلى قسم المشتريات خلال تاريخ معين. ووفقاً للقرارات المالية للـ(شرطة)، ينبغي لقسم المشتريات أن يوجه على الأقل ثلاثة استعلامات لثلاثة باعة مستقلين لكل معاملة. النقطة الملحوظة في هذا الأسلوب هي أن الرسالة أو الاستمارة الموحدة للفاتورة الأولية (إستعلام السعر) يجب أن تنظم بحيث يضطر أصحاب السلع إلى الإجابة وفق مقاييس ومفاهيم وأشكال موحدة كي يمكن المقارنة بينها، وليقوم قسم المشتريات بدوره بتقييم كافة الفاتورات الأولية (إستعلامات السعر) والمقارنة بينها على أسس كمية ونوعية مشتركة.

    المعلومات المطلوبة في الفاتورة الأولية

    ينبغي أن تحتوي الفاتورة الأولية على المعلومات التالية: التاريخ، الرقم، إسم البائع، إسم المشتري، التبيين الدقيق والوافي للسلعة، سعر السلعة بالمفرد، السعر الإجمالي للسلع، المواصفات التخصصية للسلعة (إن توفرت)، شروط الشحن والنقل (في حال اتفاق الطرفين)، مدة الصلاحية من تاريخ الصدور، عنوان البائع، رقم هاتف البائع، توقيع الشخص الذي له مسؤولية رسمية، ختم البائع وكذلك خلو الفاتورة الأولية من الخدش.

    الفاتورة الأولية في المشتريات الأجنبية

    تعد الفاتورة الأولية الركن الأساس في إنجاز المعاملات الخارجية، ولها دور رئيس فيها. غير أن منح الفاتورة الأولية يحصل في حالات:1- أن يحتاج المشتري الأجنبي إلى الفاتورة الأولية لتقديمها للمسؤولين الحكوميين في بلده بهدف الحصول على إجازة الاستيراد أو العملة الصعبة لدفع قيمة السلع. 2- يحتاج المشتري للفاتورة الأولية بغية الحصول على سعر الاقتباس. 3- إستخدام الفاتورة الأولية للمزايدة في صفقة تصدير.

    المعلومات التي يمكن إيرادها في الفاتورة الأولية للمشتريات الخارجية لقوى الأمن الداخلي

    لابد للفواتير الأولية التي يصدرها الباعة الأجانب لقوى الأمن الداخلي، من أن تتضمن: 1- مواصفات الشركة البائعة (في أعلى الصفحة: إسم الشركة، العلامة التجارية، رقم الهاتف والمثالة والعنوان الإلكتروني). 2- تاريخ الفاتورة الأولية (إيراده بدقة). 3- رقم الفاتورة الأولية (أحد الأرقام متعلق بالشركة البائعة، ولا أهمية لنوعه). 4- إسم وعنوان الشركة البائعة (ينبغي تثبيت صدور الفاتورة الأولية باسم قوى الأمن الداخلي). 5- عادة ما يحتوى الجدول المتعلق بالسلع أو الخدمات المطلوبة على خمسة حقول: (ألف- حقل التسلسل Items، وفيه يثبت التسلسل الرقمي للسلع المدونة في الفاتورة الأولية. ب- حقل الوصف والتفصيل Descriptiuon، وفيه يتم شرح ووصف السلع المطلوبة بشكل كامل. ج- حقل الكمية Quantity، ويقيد في هذا الحقل الذي يعنون اختصاراً بـ(QTY) مقدار السلع. د- حقل سعر المفرد Unit Price، ويقيد فيه سعر السلعة كوحدة واحدة. ولابد في هذا الحقل من تثبيت العملة المتعامل بها بشكل واضح. هـ- حقل القيمة الكلية Amount، وفيه يتم تثبيت القيمة الإجمالية لك من السلع أو الخدمات). 6- طريقة إرسال السلع Shipment (ينبغي في هذا القسم الإشارة إلى وسيلة شحن ونقل السلع، مثل: السفينة، القطار، عبر البر، عبر الجو، بالإضافة إلى مبدأ ومقصد نقل السلع). 7- البلد المصنّع Origin (لابد من إيراد اسم البلد المصنع للسلعة). 8- آلية تسديد الثمن payment (يحتوي هذا القسم على طريقة تسديد الثمن مثل الاعتمادات و...، وكذلك زمن التسديد بدقة). 9- تاريخ إرسال السلع Shipment Date (يثبت هذا القسم الموعد الدقيق لإرسال أو تسليم الحمولة، وهو ما يحصل عادة بعد بضعة أيام من استلام الثمن أو فتح الاعتماد). 10- تاريخ انتهاء صلاحية الفاتورة الأولية (يجب الإشارة وبوضوح إلى أن هذه الفاتورة تستمر صلاحيتها لعدد معين من الأيام منذ تاريخ صدورها). 11- الرقم المعياري للسلعة (ويثبت على أساس المعيار الوطني لذلك البلد). 12- إسم المصرف وعنوانه ورقم الحساب لاستلام المال. 13- الشركة الناقلة للسلع (في حال اتفاق الطرفين). 14- إسم الحكم أو المحكمة التي تبت في الخلاف بين الطرفين في حال حصوله. 15- إحتواء الفاتورة الأولية على ختم وتوقيع واستم المرسل.

    الكلمات الدلالية

    الفاتورة الأولية، إستعلام السعر، قسم الشراء، ضوابط عقد المناقصات، البائع، الشاري.

    المصادر

    1 – معین ، محمد ( 1371 ) معجم العمید، منشورات امیر کبیر

    2 - بختیاری ، پرویز ( 1385 ) حسابداری دارایی‌ها ،منشورات منظمة الادارة الصناعیة

    3 - شوقی ، محمود ( 1386 ) مدیریت تهیه و خرید ، جامعة الشرطة

    4 - نصرت پناه ، سیاوش ( 1384 ) مدیریت و فرماندهی لجستیک ، مؤسسه منشورات جهان جام جم

    5 - مصلح شیرازی ( 1382 ) مدیریت سیستم های خرید و تدارکات صنعتی ، منشورات جامعة شیراز

    مصادر للمزيد من الاطلاع

    1- ملاحسینی ، علی ( 1385 ) سیستم های عملیاتی خرید و انبارداری ، منشورات مهربان نشر

    3- تيموري ابراهيم ، احمدي، مهدي (1388 ) مديريت زنجيره تأمين ،منشورات جامعة ایران للعلوم والصناعة

رأيك