You are using an outdated browser. For a faster, safer browsing experience, upgrade for free today.



  •  

    العنوان بالعربیة: عملية الشراء

    العنوان بالفارسیة:فرآیندخرید

     العنوان بالإنجليزية: ure purchase 

     التعريف: العملية (1) مجموعة من الخطوات المختلفة للتوصل إلى نتيجة معينة، مراحل مختلفة لشيء، تطور تدريجي ومستمر، تدفق عمل ما (2). الشراء (3) إسم مصدر بمعنى نتيجة فعل الشراء (4). تطلق لفظة الشراء على فحص البضاعة والخدمات من اجل اقتنائها وبهدف القيام بعمل تجاري. يعد الشراء نشاطاً بمرحلتين؛ إختيار واستلام. قد تكون أرضية هذا النشاط أحياناً لمل أوقات الفراغ أو قضايا اقتصادية. وفي المجال التجاري، يتمثل الشراء في إعداد وتوفير البضاعة والخدمات المطلوبة بالجودة المنشودة والسعر المناسب وفي الموعد ومن مصدر موثوق في مقابل تسديد ثمنه (5). إن عملية الشراء هي مجموعة خطوات تنجز في شراء واحد، وهذه الخطوات من الترابط والصلة ما لو اتسمت إحداها بالتساهل والإهمال لتركت أثرها في الخطوات التالية. على هذا الأساس، ينبغي الإلمام بعملية الشراء وبدقة تامة وذلك لتحقيق النجاح في الشراء.

    النص

    تختلف الواجبات والمسؤوليات الملقاة على عاتق قسم الشراء من منظمة إلى أخرى. فقسم الشراء قد يكون في إحدى المنظمات مندوباً لإيصال طلبات الشراء، وحينها يكون عمله الرئيس هو التحقيق في طلبات الشراء. فيما قد يمارس قسم الشراء في منظمة أخرى دوراً استراتيجياً ويواكب ويندمج مع كافة العمليات التجارية الرئيسة. على أن هذه الواجبات والمسؤوليات ستؤثر على تعيين أطر عملية شراء المنظمة. أما المراحل الرئيسة لعملية الشراء فهي عبارة عن: 1- معرفة الاحتياجات؛ 2- وصف الخصائص؛ 3- إختيار مصادر التأمين المحتملة؛ 4- تحديد السعر والتأكد من وجود البضاعة؛ 5- تقديم الطلب؛ 6- متابعة الطلب؛ 7- التحقق من التكلفة؛ 8- معالجة التناقضات وعدم نقص البضائع.

    وتشمل خصائص الشراء الحالات التالية: أن يكون من أفضل الأنواع ويتماشى مع أنموذج المنظمة، يتمتع بالتقنية الحديثة، يتم توفير العدد اللازم (كمية الشراء)، تأمينه في الموعد المطلوب حتى لا يحصل توقف في توفير المستلزمات للمنتسبين، الأسعار تكون مرغوبة ومناسبة من حيث التكلفة وجيدة للمنظمة، تمتع مصدر الشراء بالقانونية والوثوق الكافي، مراعاة القوانين والضوابط ذات العلاقة، مراعاة السياسات والإجراءات المعلنة في شراء احتياجات المنظمة.

    أما عملية الشراء فهي عبارة:

    1- إعلان الاحتياجات (يمثل طلب الشراء من قبل القسم المتقدم به أول وثائق العملية، وينبغي فيه تقييد اسم البضاعة بدقة وكمية الطلب بالإضافة إلى حمله توقيع أعلى رتبة في الفئة).

    2- تحديد الخصائص والمواصفات (تحمل غالبية البضاعات الموجودة هوية خاصة بها، حيث ينبغي لقسم الشراء بناء على طلب الحاجة الاستعانة بنماذج الشراء السابقة "بنك المعلومات للمصنع المنتج" أو الاستعانة بمندوب ذي خبرة، لغرض تعيين خصائص ومواصفات البضاعة المطلوبة بدقة تمهيداً لاتخاذ الخطوات التالية. يمكن القول تماماً إن الشخص يكون ناجحاً في الشراء إذا ما أخذ الخصائص والمواصفات بنظر الاعتبار).

    3- تعيين المصادر (يجري غالباً معرفة مصادر الشراء، وهم المنتجون وتجار البضاعة والخدمات، عن طريق مراكز وسائل الإعلام الحكومية، جهات أهلية وخبراء أو الإشعارات من قبل العامة أو المحلية)

    4- التفاوض والحصول على السعر (تتسم هذه المرحلة بأهمية بالغة، حيث يقابل مدير الشراء التاجر أو التجار ويتفاوض معهم بشأن البضاعة التي ينوي شراءها. وكلما كان مدير الشراء مقتدراً في بناء العلاقات، عارفاً وبدقة بمواصفات البضاعة وخصائصها، عالماً بمنتجي وتجار هذا النوع من البضاعة، وبالسعر، خبيراً بوضع السوق والأوضاع الاقتصادية للمجتمع، واقفاً على حقيقة الأوضاع الإنتاجية والمالية للتاجر، كثير التحمل، واسع الصدر، قادراً على التحليل وإعلان مواقفه مع تحليه بالمناورة وتغييرها في حال عدم جدوائيتها مع الطرف المقابل دون حصول تغيير أساس، كلما حقق ذلك المدير نجاحاً أكبر في الحصول على السعر المناسب والظروف المطلوبة).

    5- تخمين التكلفة (بعد إنهاء عملية التفاوض مع عدد من التجار واختيار التاجر الذي عرض السعر والشروط الأكثر ملاءمة، يتم بناء على السعر المقترح تخمين الاعتماد اللازم).

    6- تأمين الاعتماد (يلاحظ أحياناً أن مدراء الشراء يعمدون قبل تأمين الاعتماد إلى تقديم طلباتهم للتجار أو إبلاغهم بطلب الشراء النهائي، فإن لم يُصادق على الاعتماد أو جرى تقليصه واجهت المنظمة المشاكل. فالتاجر يتسبب من خلال ما يبثه من دعاية بين باقي التجار في التأثير على زيادة سعر البضاعة أو عدم التعاون مع المنظمة في عمليات الشراء التالية).

    7- تحديد نصاب الصفقات "الجزئي، والمتوسط، الجملة" (إن تعيين نصاب الصفقات، يجعلنا نعرف القرارات وأسلوب الشراء الذي يجب اعتماده. الحقيقة أن مدراء الشراء يبادرون في كثير من الأحيان إلى الشراء دون الأخذ بهذا الموضوع، وعندما يحين وقت تنظيم الوثائق وتدقيقها من قبل مدقق الضرائب يواجه الأخير مشكلة عدم تطابق نوع الشراء مع نصاب الصفقات، الأمر الذي يتسبب ببروز مشاكل جديدة للمنظمة.

    8- الشراء وفقاً لقانون المحاسبات العامة (إنطلاقاً من نوع الشراء "الجزئي، المتوسط، الجملة"، فإنه لابد من إنجاز عملية الشراء وفقاً للقرارات المنصوص عليها في المادة 80 من قانون المحاسبات العامة ولائحته التنفيذية ولائحة الصفقات الحكومية).

    9- إستلام البضاعة من التاجر (يتم استلام الضاعة من التاجر عادة في مخزن الشاري أو في مخازن الفئات المستهلكة للمشتري. فإن أراد الشاري استلام البضاعة في مخزن التاجر فعليه أن يؤمّن على نقل تلك البضاعة إلى مخزنه).

    10- نقل البضاعة إلى المخزن (يجب على المباشر أو موظف الشراء أن يتولى شخصياً نقل البضاعة، أو أن يتم نقلها إلى المخزن بواسطة التاجر. إن نقل البضاعة من مكان الشراء إلى مخزن المشتري متى ما تم بواسطة شخص ثالث، واجهت العملية مشاكل سببها عدم إلمام المباشر أو موظف الشراء أو اتصافه بالامبالاة أو التقاعس، والمسؤول هنا موظف الشراء).

    11- مطابقة البضاعة مع الطلب (تمتلك المنظمات الحكومية، لا سيما قوى الأمن الداخلي لجنة استلام مهمتها استلام مشتريات الجملة، وغالباً ما تتألف هذه اللجنة من مندوب رئيس المنظمة، مندوب مركز الشراء، المندوب التقني للقسم صاحب الطلب ومندوب البائع).

    12- إستلام قسيمة المخزن وفق فاتورة الشراء (ينبغي أن يتم تسليم البضاعة إلى المخزن على أساس طلب المنظمة وفاتورة الشراء، لكن أصحاب المخازن لا يعيرون أهمية لطلب الشراء أو فاتورة الشراء، بل يصدرون فقط قسيمة بما يستلمونه من بضاعة، مع تثبيت اسم البضاعة بنحو عام لا على أساس المواصفات والخصائص الفنية، مما قد يمهد لبروز مشاكل داخل المنظمة).

    13- تنظيم وثائق النفقات (الوثائق اللازمة لتنظيم استمارة التكاليف، هي عبارة عن: ورقة طلب الشراء، رخصة الشراء، العربون، فاتورة الشراء، قسيمة المخزن ونسخة التداول المالي اليومي مع توقيع الشخص المرخص به).

    14- تصفية الحساب مع المالية (إنها المرحلة الأخيرة من عملية الشراء، وهي بائنة للعيان كثيراً. لا يهتم موظفو الشراء بهذا الأمر، بمعنى أن عملية تصفية الحسابات لا تتم في الموعد، مما يولد المشاكل للساعين بالشراء قبل المالية. لابد من الاهتمام بهذا الأمر لأنها أهم خطوة لتسوية الحساب بعد إتمام الشراء)، على أن عملية الشراء هذه تتم في قوى الأمن الداخلي أيضاً (7).

    إن عملية مديرية الشراء في المنظمات والمؤسسات الحكومية والأهلية، تشمل: 1- التحقيق في سوق الشراء والتوريد (يطلق مصطلح التحقيق بشأن "سوق" الشراء والتوريد على المطالعة المنتظمة للعوامل التي قد تلقي بظلالها على العرض والطلب للبضاعة والخدمات بهدف توفير الاحتياجات الراهنة والمستقبلية. يجري التحقيق بشأن الشراء لغرض إسناد سياسات الشراء والقرارات المتخذة. يجب الحصول على معلومات ووضع سبل حل يمكن للمشتري بواسطتها اتخاذ قرارات أفضل بشأن الشراء. وفي الحقيقة يمكن أن يحظى التحقيق بشأن الشراء بالاهتمام سواء على الصعيد الداخلي أم الخارجي. 2- الأهداف، الاستراتيجية والتخطيط للشراء والتوفير (على أساس الأهداف العامة للمنظمة، تتفرع أهداف قسم الشراء في تقليص النفقات، خفض عدد المورّدين، تحسين جودة المحصول، تقليل مدة التسليم و... على أن المشاركة عبر هذه الأهداف ستقود إلى توجيد وإدارة ومراقبة عمليات الشراء والعلاقة مع المورّدين) 3- تنفيد سياسة الشراء (تتمثل الجوانب المهمة الملحوظة عند تنفيذ سياسة الشراء وتأمين الاعتمادات، في: آلية التأمين، جودة المنتوج وعمل المورّد وسياسة الاتصالات) 4- المراقبة/ التفتيش والتدقيق (ينبغي تقييم مديرية الشراء من حيث النتائج من جهة، ومن حيث أنشطة التخطيط التي أنجزت بالمصادر المالية المتاحة. بمعنى أن الأداء الحقيقي الناجم عن أنشطة الشراء يجب التدقيق فيها بشكل دوري وفقاً لبرامج الشراء. يحتاج كثير من عمليات التدقيق إلى تقارير تتعلق بترشيد الاستهلاك وخفض التكاليف ناجمين عن أنشطة الشراء التخصصية. هذا إضافة إلى أن التدقيق في أداء المورّدين يجب أن يتم بشكل مرة كل ثلاثة أشهر ومن على تقرير أدائها.

    الكلمات الدلالية

    مراحل عمليات الشراء، خصائص الشراء، عملية الشراء، عملية إدارة الشراء.

    المصادر

    1-      al , ure

    2-      قربان‌زاده ،فرهاد.المشرف علی تأليف وتنقیح معجم عميد. الناشر:اَشجَع،1389.

    3-      buy, purchase, trade

    4-      آموزگار، حبیب ا.... فرهنگ فارسی به فارسی.منشورات : صفار، 1375.

    5-      موسوی، نجم الدین. سیستم های خرید، انبارداری و توزیع. منشورات ترمه، 1385.

    6-      گودرزي، قدرت. عمليات كاربردي تامين وخريد. منشورات معاونیة اللوجستیات والاسناد في قوی الامن الداخلي ، 1386.

    7-      شوقی، محمود. مدیریت تهیه و خرید.جامعة الامین لقوی الامن الداخلي، 1386.

    8-      اسماعیل پور، مجید. استراتژی­های بازاریابی در فرایند خرید سازمانی.الملتقی الاول الدولي لعلوم الادارة والابداع ، شیراز،1389.

    9-      مدهوشی، مهرداد و عیسی نیازی. تبیین فنون مذاکره در فرآیند خرید. سومین کنفرانس بین المللی مدیریت بازاریابی، طهران،1387.

    مصادر للمزيد من الإطلاع

    1-     حسنعلی‌پور، طهمورث و مجید اسماعیل‌پور.مدیریت خرید و انبارداری، منشورات: یادواره کتاب،1385.

    2-   شوقی، محمود. مدیریت و فرماندهی آماد و پشتیبانی( المجلد الاول). معاونیة التعلیم في قوی الامن الداخلي ،1391.

    3-   فرجی، مرتضی. سیستم‌های کاربردی خرید.منشورات گواهان،1375.

     

رأيك