You are using an outdated browser. For a faster, safer browsing experience, upgrade for free today.



  •  

    العنوان بالعربیة: مفاوضات الشراء

    العنوان بالفارسیة:مذاکره خرید

    العنوان بالإنجليزية: Discussion purchase

     التعريف: المفاوضة من فاوض يفاوض بمعنى تبادل الرأي وصولاً إلى تسوية واتفاق. وهي بنفس مفهوم لفظة (المذاكرة) التي ترد في اللغة الفارسية بمعنى المحادثة والتشاور والتداول في أمر ما. (قربان زادة، 2010). ولهذا اللفظ مرادفات من قبيل المباحثة، المناظرة، الحوار، تبادل الرأي. المفاوضة هي أسلوب لتواصل منتظم بين الناس والمنظمات الاجتماعية المختلفة وصولاً إلى اتفاق. (زينال زاده، 2003) المفاوضة محاولة باتجاه التوصل إلى اتفاق بشأن الموضوع المعني (السعر، الجودة، الخدمات، الشحن والنقل و...) حيث ينشد كل من الجانبين تحقيق مصالح مشتركة فضلاً عن منافع خاصة بكل منهما تقف بالضد من منافع الطرف الآخر. (موسوي، 2006) مفاوضات الشراء هي عبارة عن تباحث وتحاور من أجل التوصل إلى اتفاق بين الشاري والبائع بشأن موضوع المعاملة، حيث يسعى كل من طرفي المعاملة إلى أن تحصل مطاليبه على تأييد ومصادقة الطرف الآخر. وبطبيعة الحال فإن الطرف الآخر لن يقبل دوماً بتلك المطاليب؛ ولذا فإن الرابح الأكبر هو من كان أكثر مهارة.

    النص

    يقضي مدراء وخبراء الشراء في قوى الأمن الداخلي وقتاً طويلاً ويبذلون جهداً كبيراً في التفاوض مع المورّدين للبضائع والسلع بغية التوصل إلى ظروف أنسب عند توفير متطلبات الفئات من حيث السعر والجودة والخدمات والشحن والنقل والتغليف، وشروط التسليم وشروط التسديد وما إلى ذلك. ينبغي لهؤلاء المدراء والخبراء أن يولوا اهتماماً خاصاً بأسس مفاوضات الشراء التي تشمل أهداف المفاوضات، قواعد المفاوضات، الاستعداد للمفاوضات، المعلومات في المفاوضات، تكتيك وفن المفاوضات (استراتيجيات التفاوض).

    أهداف مفاوضات الشراء

    إن أهم هدف تنشده المفاوضات على الصعيد التجاري هو تحقيق النفع المادي. أما على صعيد قوى الأمن الداخلي وانطلاقاً من طبيعة المهمات المناطة بها فإن مفاوضات الشراء لا تقتصر على تحديد السعر، ذلك أن كل عقد يتضمن شروطاً مهمة أخرى مثل: الشروط المتعلقة بآلية وتاريخ التسديد، تاريخ تسليم البضاعة، تكاليف التأمين، الضمانات، الحالات الطارئة وغير ذلك مما له بالغ الأهمية اقتصادياً. وفي الحقيقة توجد خمسة أهداف رئيسة تتطلع كافة المفاوضات المتداولة عادة إلى تحقيقها، وهي:

    ·         التوصل إلى سعر معقول ومنطقي للبضاعة أو الموصفات النوعية المعينة.

    ·         إجبار صاحب العرض على تنفيذ العقد في الموعد.

    ·         ممارسة الإشراف حين تنفيذ العقد.

    ·         تشجيع صاحب العرض على التعاون مع المشتري إلى أقصى حد.

    ·         إيجاد وتطوير علاقات سليمة مع أصحاب العروض المشاركين في المعاملة. (همداني، 2004)

    قواعد مفاوضات الشراء

    إن مفاوضات الشراء هي عبارة عن تركيبة من العلم والفن. بعض جوانبها ذاتي وشخصي يرتبط بفن ومهارة التفاوض ولا يمكن تعلمها أو تعليمها بالمرة؛ بينما البعض الآخر من جوانبها علمي يمكن تعلمه عن طريق جملة من القواعد. وفيما يلي القواعد التي تمارس دوراً أساساً في تحسين عملية مفاوضات الشراء:

    ·   التخطيط للمشاركة في الاجتماعات: تستلزم المشاركة في مفاوضات الشراء وضع خطة مسبقة ومنطقية وآلية متسقة للمفاوضات ليتسنى بذلك دفع المفاوضات نحو الهدف المنشود والحؤول دون انحرافها باتجاه مواضيع ثانوية أو نقاط غير مهمة.

    ·  عرض الأسئلة وتقديم الأجوبة بصورة متوازنة: بغية دفع مفاوضات الشراء بالاتجاه الصحيح واستحصال المعلومات اللازمة، ينبغي أن يكون للمفاوض برنامج منتظم بشأن الأسئلة التي تدور في ذهنه. ولتحقيق هذا الهدف، يتعين على المفاوض قبل كل شيء التدقيق في تسلسل أسئلته وترتيبها بالشكل الصحيح وجدولتها زمنياً، وأن يأخذ بعين الاعتبار ظروف وشروط الطرف المقابل وعجلة تطور المفاوضات عند إثارة الأسئلة. في المقابل، تحظى الإجابة المتزنة على أسئلة الطرف المقابل بنفس الأهمية مقارنة بطرح الأسئلة بشكل منتظم.

    ·         الفهم النفسي: إن الوقوف على الخصائص النفسية للإنسان بشكل عام ومعرفة طبائع الطرف المقابل على نحو خاص يمكن أن يؤثر في تحسين نتائج المفاوضات.

    ·  زرع الثقة وتعزيز العلاقات الحميمة: لابد من أن تسود العلاقات الحميمة طرفي المفاوضات بغية دفع عجلتها إلى الأمام. ينبغي لكل من الطرفين السعي باتجاه ترسيخ الثقة المتبادلة وتعزيز العلاقات البينية.

    ·   مناقشة الخيارات وسبل الحل المختلفة: ينبغي قبل الشروع بمفاوضات الشراء إعداد سبل حل مختلفة كي يمكن المداورة فيها. فإذا لم يفض أحد الخيارات المطروحة إلى تحقيق الهدف المنشود أو وصل أحدها إلى طريق مغلق فإنه يمكن تقديم خيار وأسلوب آخر لتأخذ المفاوضات من جديد مسارها الطبيعي.

    ·         التعامل بواقعية مع المواضيع وتفهم الظروف: ينبغي في مفاوضات الشراء ومن خلال تفهم الظروف والعوامل المختلفة مثل نقاط قوة وضعف المنافس وكذلك ما يتمتع به الطرف من قدرات وما تحدّه من قيود، السعي إلى تحليل حالة المفاوضات بصورة جيدة، وبالتالي أخذ مصالح طرفيها بعين الاعتبار والنأي بها عن الإفراط والتفريط في وضع الشروط والمقترحات.

    ·    تنظيم جدول زمني مناسب: تعد اللحظات الأخيرة من المفاوضات هي الجزء الأهم والأكثر مفصلية فيها، فمعظم التوافقات الرئيسة والأساس إنما تحصل في الأوقات الأخيرة منها. على المفاوض أن يحاول ادخار قدراته للحظات الأخيرة من المفاوضات. من الضرورة بمكان تحلي المفاوض بالصبر وسعة الصدر والهدوء في الأوقات الأخيرة من مفاوضات الشراء وذلك لتحقيق الحد الأقصى من المنفعة.

    ·   التركيز على المصالح والأهداف الرئيسة: يجب أن تنصب الجهود على تحقيق الأهداف والمصالح الرئيسة بدل الإصرار والإلحاح على موضوع قليل الأهمية.

    ·         التركيز على مواضيع مفاوضات الشراء بدل التركيز على الأشخاص: ينبغي السعي في المفاوضات إلى تحقيق النجاح في موضوع المفاوضات بدل التفكير في تحقيق التفوق على الطرف المقابل.

    ·    كن مستمعاً جيداً: يُظهر الاستماع بدقة وبتمعن لكلام الطرف المقابل نوعاً من الاحترام له بالإضافة إلى إشعاره بنوع من الصدق والرغبة بالمفاوضات التي ستتمتع حينها بنتائج توفر العلاقة القوية. إن المستمع الحاذق يمكنه من خلال إنصاته لكلام الطرف المقابل أن يحصل من بين ثناياه على معلومات مهمة.

    ·    الاستفادة من التواصل الإيحائي (غير اللفظي): تعود نسبة عالية من العلاقات بين الناس في منشئها إلى التواصل الإيحائي، فمعرفة طبيعة هذا التواصل بصيغته الصحيحة يمكن أن تؤثر في تفهم مشاعر وظروف الطرف المقابل بشكل سليم. ولعل من بين أكثر أنواع التواصل الإيحائي شيوعاً في المفاوضات التجارية؛ الدفاع، المواجهة ووجود الغموض، العصبية وعدم الارتياح من مسيرة المفاوضات، قبول الطرف المقابل والتوافق معه.

    الاستعداد لمفاوضات الشراء

    الاستعداد لمفاوضات الشراء ليس عملاً سهلاً، وغالباً ما يستغرق وقتاً كبيراً. يمكن اتخاذ خطوات عديدة لتسهيل عملية المفاوضات، نعرض هنا لخمس منها: ألف- إعرف موضعك. ب- إعرف جيداً موضع الطرف المقابل. ج- حدد قبل المفاوضات بدقة ماهي الاستراتيجية أو المنهجية التي ستعتمدها. د- حدد أطر مفاوضاتك. و- حدد المنطقة التي تنافس فيها. وفي الحقيقة حدد هوية منافسيك.

    أما العوامل المؤثرة في تحقيق النمط أعلاه من المفاوضات فتتمثل في؛ خلق بيئة مؤاتية (الأجواء المناسبة والمكان المناسب)، القيام بتحقيق حول أهداف المفاوضات، ضع نفسك في موضع مناسب قبال الطرف المقابل، الشروع الجيد في جلسات المفاوضات، الحوار المتزن والهادف والمنتظم والموجّه والاستماع بما يكفي، تقديم المقترحات وسبل الحل والخيارات المتعددة التي تؤمن الحد الأدنى من الأهداف المنشودة، التلخيص والاستنتاج المنطقي والكامل، إنهاء الجلسة وتأييد المواضيع التي تم تداولها طوال البحث في ظل التلخيص. (شوقي، 2012)

    المعلومات في المفاوضات

    لاشك أن التفاوض غير المسند بالمعلومات لن يعود بنتيجة إيجابية أبداً على قوى الأمن الداخلي. يحتاج مدراء وخبراء أقسام الشراء في ناجا عند تفاوضهم مع مورّدي البضائع والخدمات إلى معلومات في المجالات التالية:

    ·                     معلومات تتعلق بـ(ناجا): الاطلاع على حجم الاحتياجات، الاطلاع على المخزونات، الاطلاع على حجم المخزن، الاطلاع على كمية الاستهلاك خلال دورة الشراء أو دورة الاستهلاك، الاطلاع على الاعتمادات الممنوحة أو المصادق عليها، الاطلاع على حجم السيولة النقدية المتوفرة، الاطلاع على أولويات الشراء، الاطلاع على زمن احتياج المنظمة للبضاعة، الاطلاع على آلية اتخاذ القرار بشأن الشراء في المنظمة، الاطلاع على مراحل إنجاز عملية الشراء في المنظمة، الاطلاع على الضوابط المالية للشراء في ناجا، الاطلاع على قدرات الشحن والنقل داخل المنظمة وخارجها.

    ·                     معلومات تتعلق بالمورّد: الاطلاع على موقع وحالة المورّد، الاطلاع على الوضع القانوني للمورّد، الاطلاع على موقع المورّد في السوق، الاطلاع على القدرة الإنتاجية للمورّد، الاطلاع على قدرة المورّد في تأمين البضائع في الأوقات العادية وزمن الأزمة، الاطلاع على مخزونات المورّد، الاطلاع على المبيعات السابقة، الاطلاع على حسن الأداء في المعاملات السابقة، الاطلاع على التكاليف المتعلقة بالبيع بالنسبة للمورّد، الاطلاع على الأداء المالي للمورّد، الاطلاع على هوية المورّدين المنافسين للمورّد.

     

    تكتيك وفن المفاوضات (استراتيجيات التفاوض)

    يتأثر تكتيك واستراتيجية التفاوض في مجال الشراء بشخصية المفاوض، ودوافعه الشخصية، ونقاط ضعفه وقوته وباقي الجوانب النفسية له. وحسب التصنيف المعروف والمتداول، يتم تقسيم استراتيجية التفاوض إلى أربع مجموعات، هي: ألف) التفاوض بمنهجية الربح - الربح. ب) التفاوض بمنهجية الخسارة - الخسارة. ج) التفاوض بمنهجية الربح - الخسارة. د) التفاوض بمنهجية الخسارة - الربح.

    فيما يلي جملة من التوصيات الخاصة بمدراء وخبراء الشراء في ناجا، الهدف منها تحسين مسيرة مفاوضات الشراء:

    ·      إحداث توقف في مسار المفاوضات لمدد زمنية قصيرة أو طويلة الأمد، وذلك في ظروف خاصة كاحتداد الطرف الآخر أو تشدده في موقفه.

    ·        تغيير وجهة الموضوع في الظروف التي لم تحقق المفاوضات تقدماً مناسباً.

    ·   الالتفات إلى نقطة مفادها بأن مصالح التفاوض لا تنقسم بالضرورة بشكل متساو بين الطرفين، وإنما تنقسم بما يتناسب مع قدرات ومهارات كل منهما.

    ·    كن صريحاً في تبيين مواقفك، وتقبل في نفس الوقت مصالح الطرف الآخر إلى الحد الممكن باعتبارها جزءاً من المعاملة.

    ·   شارك على شكل فريق بالقدر الممكن في المفاوضات.

    ·    تجنب تخويف الطرف المقابل في المفاوضات عبر تهديده وتحذيره من العواقب السيئة من عدم توافقه معك.

    ·      لا ينبغي للمفاوض أن يحتد ويغضب أثناء التفاوض. تذكر دائماً أن من يحتد أولاً يكون هو الخاسر.

    ·  لو هاجم الطرف المقابل فكرتك ورأيك خلال المفاوضات فلا تبادر للدفاع عنه، ولا تقم في المقابل بمهاجمة فكرة ورأي الطرف المقابل.

    · لا تطلق الأحكام المسبقة في المفاوضات لإن ذلك يوهن تفكيرك، ويسلب منك الفرصة لاختيار أسلوب الهجوم.

    ·  تجنب توجيه أصابع النقد وتسقط العثرات خلال المفاوضات.

    ·    إسع إلى إثبات عملك للطرف الآخر بدل إثبات نيتك.

    الكلمات الدلالية

    التفاوض، المورّد، البضاعة، الخدمات، المعلومات، التواصل.

    المصادر

    1. خداپرستی فرج‌الله (1376)، فرهنگ جامع واژگان مترادف و متضاد زبان فارسی، شیراز: موسوعة فارس.

    2. زینال زاده، ایرج (1382)، مدیریت خرید (راهنمای خرید خارجی و سیستم‌های خرید)، الشرکة التجاریة للطبع والتوزیع .

    3. شوقی، محمود (1391)، مدیریت و فرماندهی آماد و پشتیبانی (المجلد الاول)، معاونیة التعلیم في قوی الامن الداخلي.

    4. قربان‌زاده، فرهاد (1389)، المشرف علی تالیف وتنقیح معجم العمید، منشورات :اَشجَع.

    5. موسوی، نجم الدین (1385)، سیستم‌های خرید و انبارداری، طهران:منشورات: ترمه.

    6. همدانی، علی‌اصغر (1383)، «مبانی مذاکره در خریدهای سازمانی»، فصلیة: اندیشه آماد، العدد:

    مصادر للمزيد من الاطلاع

    1. هارتموت، اشتدلر، کریستوف، کیلگر (1385)، مدیریت زنجیره تأمین،‌ ترجمة: نسرین عسگری و رضا زنجیرانی فراهانی، طهران:منشورات: ترمه

رأيك